Undvik riskerna med manuell hantering på ekonomiavdelningen

En av de stora utmaningarna i ekonomiavdelningens arbete är att få kontroll på vad det är som tar tid och hur arbetet kan effektiviseras så mycket som möjligt med bibehållen kontroll och kvalitet. En ojämn arbetsbelastning, eller en alltför hög jämn press, gör det svårt att upprätthålla en hög kvalitet och kunna leverera det resultat som ledning och övriga i organisationen förväntar sig från ekonomiavdelningen.

Det gäller inte minst i handelsbolag där inköp, försäljning, lager och fakturering är kärnan i verksamheten och där rapportering och uppföljning är helt beroende av information från olika källor i företaget.

De största tidstjuvarna finns att hitta i att mycket av det administrativa arbetet fortfarande sker manuellt. Ett vanligt exempel är hantering av kundfakturor som faktureras manuellt för att sedan skrivas ut, kuverteras och frankeras med rätt porto. Andra tidskrävande moment är manuell orderhantering, stansning av försäljningsorder, eller manuella avstämningar mellan order, lager och fakturering.

Allt manuellt som kan göras automatiskt är att föredra. För handelsföretag handlar det om att få ett naturligt flöde mellan inköp, försäljning och lager. För att detta ska fungera effektivt behöver processerna hänga ihop och samordnas i ett integrerat affärssystem. Om ingen i verksamheten ser och förstår helheten finns också en risk att man är sig själv närmast och bryr sig mest om sin egen avdelnings behov.

Många gånger blir det upp till ekonomiavdelningen att ta ansvar för helheten. Men med ett tydligt mervärde med samordningen blir det lättare att ta på sig den rollen. Idag är det nödvändigt för ett företag med stora flöden att samordna sina processer och arbeta integrerat. Det gäller inte minst om man har lagerhantering som en del i sin verksamhet. I praktiken innebär det både mindre risker och mindre manuell hantering med ett integrerat och stabilt affärssystem.

Förutom alltför omfattande manuella rutiner, finns också risker med att arbeta i olika, separata IT-system runt om i verksamheten. För en korrekt uppföljning och kontroll är du då helt beroende av att kunna säkerställa både tillförlitligheten i källorna informationen kommer från och en pålitlig överföring mellan systemen.

Det är inte ovanligt att det uppstår fel i överföringen som gör att kostnaderna skiljer sig åt i de olika systemen, eller att man har flera, överlappande register i olika system. Det innebär som regel en hel del dubbelarbete och misstämning när artiklar måste registreras på flera ställen i olika system; "Vilka data gäller nu? Vilket system är senast uppdaterat?"

Att leta reda på rätt uppgifter och stämma av listor från olika system, eller att ta reda på vem som är ansvarig – ligger ansvaret på orderavdelningen eller ekonomi? – skapar merarbete. Det leder också lätt till onödigt gnissel och klagomål mellan avdelningarna.

För många företag, inte minst för de som är verksamma inom handel, ökar kraven på effektivare och mer automatiserade rutiner. När det gäller ekonomiavdelningens arbete drivs mycket av förändringarna från externt håll, t ex Bolagsverket, Skatteverket, bankerna som alla går igenom en omfattande digital transformation. Eller krav från kunder på exempelvis elektroniska fakturor istället för pappersfakturor.

Dessa externa drivfaktorer, som syftar till att snabba upp och förenkla, ställer också krav på nya arbetssätt. Till exempel när revisionsbolagen vill ha underlagen i digital form istället för som tidigare bläddra i pärmarna.

Vi arbetar inte likadant som förr. Idag handlar det så mycket mer om att jobba i flöden och processer. Det är en stor fördel att inte längre behöver jobba traditionellt. Nu för tiden bygger arbetet mer på samarbete inom organisationen, istället för att varje avdelning arbetar för sig.

Men nya möjligheter med digital överföring och mer integrerade affärssystem ställer också nya kompetenskrav på dig som arbetar inom ekonomi.

Idag är mer av arbetet beroende av teknik och system. För att jobba med ekonomi behöver du ha ett visst intresse för teknik och digitalisering för att kunna dra nytta av alla de nya möjligheter som finns. Mycket i arbetet handlar idag om externa kontakter, att ha den tekniska förståelsen och kunna ställa rätt krav för att få filer att fungera eller att kunna bygga de rapporter som verksamheten och ledningen behöver.