Lever du med öar av system omgivna av ett hav av Excel?
Excel har länge varit en räddare i nöden och många företag förlitar sig helt och hållet på sina Excelblad när det kommer till uppföljning och rapportering. Men det finns också många risker och negativa konsekvenser med för många manuella och personberoende rutiner.
När verksamheten växer ökar komplexiteten och Excel-strategin börjar halta
Excel kom i sin första utgåva någonstans sent åttiotal och exploderade i takt med att PC-användandet ökade och småföretagare hade råd att datorisera delar av sin verksamhet. Det finns såklart en mängd fördelar med att använda Excel. Dels kostar det i stort sett ingenting och dels är det extremt flexibelt – det går att bygga i stort sett vad som helst.
Men allt eftersom ett företag växer ökar inte bara komplexiteten i verksamheten utan även mängden transaktioner, och därmed även kraven på rapportering internt och externt.
I samband med att företaget har för mycket att göra under tillväxt skjuts det ofta på beslutet att införskaffa ett riktigt bra affärssystem och tillräckligt systemstöd och Excelbladen dyker upp i allt fler avdelningar på bolaget. Dessutom är den initiala investeringen i ett affärssystem ofta ganska stor och då är Excel ett attraktivt alternativ. Åtminstone ett litet tag.
5 negativa konsekvenser med att förlita sig för mycket på Excel
På lite längre sikt finns det många risker med att använda Excel i så stor utsträckning. Här listar jag 5 negativa konsekvenser som ett alltför utbrett Excel-användande kan leda till för ditt företag.
1. Tidsaspekten
Det tar mycket tid att hämta all information från verksamheten. Tidrapporter från alla medarbetare, materialuttag från lagret och prognoser från projektledare. Efter det ska det vanligtvis räknas om och sedan verifieras att siffrorna stämmer.
Ofta krävs dessutom både justeringar och konsolidering med andra Excel-dokument. Många företag avsätter heltidstjänster på att i stort sett bara ”springa omkring” och fånga in data till rätt datalagring. En process som i många fall går att både automatisera och effektivisera med hjälp av ett modernt systemstöd.
2. Utomstående faktorer
Så fort något ändras – sättet ni har valt att räkna på eller en förändring i branschen som påverkar er verksamhet – så måste alla ark uppdateras. Det är i stort sett omöjligt att likrikta funktionerna när de är utspridda.
Det finns dessutom garanterat ett och annat macro i dessa Excelark som ska lira med varandra... Riskerna är således stora och ni riskerar att hamna i ett moment 22 av Excelark som är beroende av varandra men där felsökningen i macron och formler tillslut blir alldeles för komplex.
3. Kvalitet
Hur kan du veta att den data som är inmatad håller rätt kvalitet? Dels behöver du ta hänsyn till den mänskliga faktorn och risken att någon av alla de personer som hanterar dokumenten och fyller på med information kan råka förstöra Excelmallen eller det uppsatta regelverket.
Dels kan data tolkas på olika sätt om den inte valideras mellan sina källor. Det finns idag många stora företag som baserar siffrorna i sin resultatrapport på helt felaktig data. Det räcker med att svårighetsgraden i att tolka data i sig är stor, är din grunddata dessutom felaktig blir uppgiften omöjlig.
4. Personberoende
Hur många personer hos er är det egentligen som har kontroll över vad Excelarken gör eller hur de räknar? Mallarna kommer bli mer och mer komplicerade för varje år som går och det är oftast en eller ett fåtal personer som är upphovsmän. Men är dessa även ansvariga för att regelbundet kontrollera, uppdatera och kvalitetssäkra era Excelark?
Vad händer om de slutar i verksamheten? Ett annat, kanske ännu större problem ibland, är att det även kan leda till att för få personer i företaget har kontroll över vad ni egentligen tjänar pengar på.
5. Kontroll
Det finns generellt sett inga loggningsfunktioner som låter er hålla koll på vem som tagit ett beslut och varför det skett. Det här handlar inte om att upptäcka en enda avvikelse, utan snarare om att upptäcka mönster av beteenden som genererar svallvågor längre fram i processen.
Ett exempel är öresavrundningar som i stunden känns obetydliga men som i slutändan får mycket större konsekvenser än vad ni kanske tror. För en ekonomichef som dessutom ansvarar för att ta fram korrekta underlag för rapportering är det dels viktigt att säkerställa kontrollen över siffrorna och dels se till att undvika risker med manuell hantering som Excel medför.
Ett modernt systemstöd ger dig kontroll över verksamheten
Till slut leder detta till att beslutsfattarna i företaget förlorar all form av central kontroll. Desto längre ett företag väntar med att införa ett korrekt och modernt systemstöd desto svårare kommer det också att bli, eftersom företaget blir allt för beroende av hur alla Excelark räknar.
Ofta baserar verksamheter sina kalkyler, och egentligen hela sin affär, på formler som en eller max ett par personer har kontroll över, riskerna med den här typen av hantering behöver knappast påpekas.
Lösningen på det potentiella problemet är ofta att dela kunskapen inom bolaget, samt höja graden av validering i inmatningen av värden och se till att hela processer hanteras i så få system som möjligt.
I de allra flesta fall går många av processerna ovan att både automatisera och effektivisera. Det här görs i stort sett alltid genom att öka graden av automatisering med hjälp av ett heltäckande verksamhetssystem för ekonomi, projekt eller för hela affären.
