Brukar du också klippa och klistra i Excel när du gör dina analyser?
Att vi har tillgång till mer data än någonsin ger fantastiska möjligheter till att sammanställa, analysera och fatta beslut baserade på kvalitativa siffror. Om du fortfarande lägger tid på att klippa och klistra i Excel-ark för att skapa rapporter och analyser har du mycket att vinna på att automatisera processen.
I moderna affärssystem har vi möjlighet att samla in mer data än någonsin tidigare. Datan du samlar in är ett ovärderligt underlag för att fatta affärsbeslut, optimera, effektivisera och leda verksamheten framåt. Men hur tas datan/informationen tillvara på bästa sätt?
Data från många olika system komplicerar arbetet
Vart och ett av dina system bidrar med sina insikter, men när du inser att du behöver kombinera data från flera olika källor för att se vilka produkter som är lönsamma, hitta felaktigheter eller ta reda på hur det går för koncernen i stort blir det svårare.
Inom allt för många verksamheter heter lösningen Excel. Information tas från olika håll för att pusslas ihop till en helhet i ett eller flera gigantiska spreadsheet. Budgetunderlaget tas från ett ställe, försäljningssiffrorna från ett annat och tillverkningskostnaden från ett tredje. Ju fler system desto svårare blir det att göra sammanställningarna manuellt.
Nackdelarna med ”klippa och klistra”-metoden är många:
- Det är ett tidskrävande jobb som kräver mycket resurser. Att få fram månads- och kvartalsrapporter i tid blir ofta en kamp mot klockan som resulterar i sena kvällar och många övertidstimmar innan resultatet som ska presenteras. Tiden som varje månad läggs på att sammanställa rapporter skulle många gånger komma bättre till nytta att använda och analysera underlaget.*
- Det är lätt att göra misstag och få olika resultat. Kanske jämför du inte samma parametrar från gång till gång? I det manuella klipp-och-klistra-arbetet är det lätt att göra en felaktig knapptryckning som får stora följder. Du tror att du har rätt siffror när du i själva verket har missat ett mellanslag.
- När det är upp till var och en att själv sammanställa data ur flera olika källor ökar risken för att sanningen blir godtycklig, eller snarare att organisationen sitter med flera olika sanningar.
- Lösningen är ofta personberoende. Samma person gör arbetet varje gång och det är den personen som sitter på kunskapen. Förmodligen fungerar klipp-och-klistra-metoden relativt bra så länge personen finns på plats – men vad händer när ”Lisa” lämnar kontoret?
Tre faktorer som gör att utmaningarna växer
Om du fortfarande sitter förlitar dig på kalkylblad för att sammanställa dina analyser kommer du inte heller att få det lättare med tiden. Som utvecklingen ser ut kommer utmaningarna bara att bli fler och svårare i framtiden:
1. Analysen baseras på fler källor och mer data – ERP-system, butikssystem, CRM-system, Marketing Automation-system, PLM-system, e-handelssystem genererar alla stora mängder data som ska analyseras. För att inte tala om de datamängder som uppstår när allt fler företag investerar i Machine Learning, AI och IoT.
2. Kraven på att få fram siffror och analys allt snabbare, helst i realtid, ökar – Situationen blir snart ohållbar när kraven på bättre och snabbare analyser ökar. Att försöka leva upp till kraven genom att springa snabbare är inte längre ett alternativ.
3. Förväntningar på att kunna visualisera datan utifrån olika användares behov ökar – Poster i en databas gör inte mycket nytta om du inte kan göra informationen begriplig. Allt fler i din organisation förväntar sig att kunna ta del av analyser och rapporter på ett sätt som är relevant för just dem.
Ett datalager samlar ihop informationen
För många företag är lösningen att utveckla ett datalager. Datalagrets uppgift är att samla ihop informationen från flera källor enligt en gemensam datamodell. Härifrån kan du sedan hämta ut datan för att göra analyser och dra slutsatser med hjälp av Data Analytics. I nästa steg kan informationen visualiseras och presenteras på olika sätt för att möta de behov som finns i organisationen.
När du inte längre behöver lägga tid på att klippa och klistra i Excel har du en helt annan möjlighet att laborera och upptäcka hur du kan utnyttja företagets informationskällor maximalt och driva verksamheten framåt.
