Orango | Varför behöver konsultbaserade verksamheter ett PSA-system?

Varför behöver konsultbaserade verksamheter ett PSA-system?

Länge var produkter kärnan i de allra flesta verksamheter. Men med tiden har företag i allt högre grad börjat paketera och sälja sin kompetens och kunskap – något som i många avseenden skiljer sig från renodlad produktförsäljning. I den här artikeln tar vi en närmare titt på så kallade PSA-system, som är särskilt utformade för att hantera projekt och resurser.

180409orango lisawikstrand008

Vad är ett PSA-system?

PSA står för Professional Services Automation och används på svenska som en förkortning av projekt- och serviceapplikation – ett systemstöd för hantering av projekt och resurser.

För att förstå betydelsen och värdet av ett PSA-system måste vi gå tillbaka till tiden före ”internetrevolutionen” då ekonomin i hög grad byggde på produktion och försäljning av fysiska varor. Andelen konsultverksamheter och försäljningen av tjänster var förhållandevis liten. Grunden till många affärssystem som används idag las under 90-talet och bygger på hur försäljningslandskapet såg ut vid tidpunkten. Det vill säga; med fokus på hantering av fysiska produkter.

Idag är det precis omvänt. Vi säljer huvudsakligen kunskap, kompetens och tjänster – något som kräver ett helt annat systemstöd än vid tillverkning och försäljning av produkter. Traditionella ERP-system har därför varit långt ifrån ideala för konsult- och tjänsteverksamheter och nya PSA-lösningar har vuxit fram som komplement.

Särskilt systemstöd för utmaningar i konsultverksamheter

PSA-systemen har vuxit fram för att hantera fem generella utmaningar inom konsultverksamheter gällande planering, projektstyrning och affärsuppföljning:

1. Offerering: Utan rätt systemstöd är det ofta en utmaning att ta fram ett bra förslag i införsäljningen av nya konsultuppdrag och projekt. För att kunna dimensionera projektet med rätt resurser så att arbetet kan utföras i tid och till ett pris som både är acceptabelt för kunden och lönsamt för organisationen krävs bra systemstöd.

2. Resursplanering och schemaläggning: Utan rätt systemstöd är det också svårt att få en bra överblick över arbetsbelastning och tillgänglighet av resurserna. Resursplanering handlar om att avgöra vilken kompetens som krävs för just det här projektet och hur tillgängligheten ser ut för just den kompetensen. För att schemalägga projektet behöver du kunna filtrera på en given kompetens för att få klarhet i vem som finns tillgänglig att göra vad och när.

3. Tidredovisning: När projektet börjar förbruka tid och kostnader upplevs tidrapporteringen av de flesta som en börda. Och när tidrapporteringen väl görs är det lätt att glömma vad som gjordes, hur länge och när. Därför vill man kunna göra det löpande i en applikation du arbetar med på en daglig basis – inte ett externt dokument eller system.

4. Fakturering: När tiden har rapporterats ska arbetet faktureras, något som ofta blir en tidskrävande process. Utmaningarna i konsultprojekt är flera. Olika projekt bygger på olika affärsuppgörelser. Konsultprojekt kan debiteras baserat på retainer, löpande kostnader eller fastpris. Det är också normalt sett många poster som ska hanteras: tidsposter med varierande tidsintervall som sammantaget kan bli flera hundra rader. Varje enskild post har dessutom en unik beskrivning som ska vara lätt att förstå för mottagaren. Slutligen behöver även tid som ännu inte är fakturerad kunna bokföras på ett smidigt sätt.

5. Kontroll och analys: Traditionella affärssystem saknar också ofta det stöd som projektledaren behöver för att ha full insyn och tillgång i sin data för att kunna ha kontroll på projektet och lönsamheten. Hur många timmar är upparbetade? Hur mycket är fakturerat? Vad är upparbetat men inte fakturerat? En utmaning att svara på om informationen är utspridd i en mängd olika system.

Helhetslösning för smart projekt- och affärsstyrning

Ett PSA-system adresserar alla dessa utmaningar och tillåter tidigare fragmenterade processer att flytta in i en och samma plattform. Du hanterar ditt offertarbete, resursplanering, tidrapportering och projektuppföljning hanteras i ett och samma system. Möjlighet till automatiseringar och nyttjandet av BI (Business Intelligence) underlättar och effektiviserar en annars komplex och administrativt tung hantering av projektarbete.

Nyckeln är att hitta ett system som knyter samman processerna i en och samma plattform – en så kallad all-in-one-lösning. Vill du läsa mer om all-in-one-lösningarnas fördelar vill vi tipsa dig om ytterligare en artikel på ämnet som du hittar här.

Vill du veta mer?

På Orango vet vi att en stor utmaning för konsultverksamheter ligger i att balansera konsulter, resurser och projekt på bästa sätt, för god lönsamhet och fortsatt tillväxt. PSA-systemet Progressus är utvecklat just för projektsäljande konsultverksamheter som ett tillägg till Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Vill du veta mer? Kontakta oss här!

Christian Nordqvist
Christian Nordqvist
Telefonnummer: 042-400 52 15