Så här gör du för att kvalitetssäkra din affärsdata i 7 steg

Fördelen med korrekta beslutsunderlag behöver jag knappast predika om. Ändå är det många olika bolag som har precis samma utmaningar i sina verksamheter. De har olika system och olika informationskanaler. Det finns ingen uttalad ägare av datan vilket skapar osäkerhet – vilka siffror är egentligen rätt? I slutänden riskerar man krånglig förvaltning och även förvanskning av data. Med andra ord – affärsdatan är inte kvalitetssäkrad.

Lösningen på problemet är Masterdata Management (MDM). Men att genomföra ett MDM-projekt eller att implementera ett verktyg för masterdata kräver förstås en arbetsinsats.

Här ska jag gå igenom ett antal steg som tar er till en förenklad förvaltning av hela företagets IT-landskap och resulterar i kvalitetssäkrad data på alla nivåer i organisationen.

7 steg till kvalitetssäkrad och framtidssäkrad masterdata

Förstadiefasen innehåller tre steg som blir ert underlag för att kravställa datahanteringen i organisationen.

1. Definiera

Hur ser ert informationsbehov ut? Hur stort projekt är det att kvalitetssäkra ert dataflöde? I detta steget definierar du hur masterdata-hanteringen blir effektiv och lönsam.

2. Analysera

Hur är befintlig datakvalitet? Vilka verktyg och metoder finns för att validera data? Ta tempen på er information för att se hur hälsosam den är!

3. Utvärdera

Vilka system finns i organisationen och hur påverkas de av felaktigt data? Finns det redan ett system för masterdata management och hur fungerar det i så fall? Här skapar du handlingsplanen för fortsättningen av projektet.

När de första stegen är avklarade följer införandeperioden.

4. Implementera

Implementera ett MDM-system och eventuella stödsystem (eller anpassa de som redan finns på plats utifrån de nya förutsättningarna).

5. Förhindra

Se till att förhindra framtida kvalitetsproblem genom att bygga nya operativa rutiner i verksamheten. Tillsätt en ansvarig, en data-ägare, som skapar och underhåller produkter och kvalitet.

6. Rätta/tvätta

All befintlig data rättas, eller tvättas som vi brukar säga, genom att man på ett effektivt sätt extraherar befintligt data till en ”tvätt-databas” där man bygger regler för att analysera kvaliteten på informationen.

Nu är din data säkrad och korrekt men det viktiga steget förvaltning kvarstår förstås.

7. Förvalta

MDM-projekt måste genomföras med långsiktighet. Ditt system måste övervakas, supporteras och vidareutvecklas så att det följer med verksamhetens behov även framåt. Det kan till exempel ske via ett kompetenscenter för masterdata.

Fördelar med kvalitetssäkrad data

Korrekta beslutsunderlag! Det är den största fördelen och borde vara den högst prioriterade punkten i detta sammanhang. Detta leder i sin tur till att man inte lägger tid på att ifrågasätta underlagen och kan ta rätt beslut snabbt och effektivt.

Ökad kunskap! Kunskap om er verksamhet, era kunder, leverantörer, om överenskomna begrepp och så vidare. Viktigt, inte minst för att öka förståelsen för vilka aktiviteter som är avgörande för att lyckas med ännu bättre affärer. Med denna kunskap blir det lättare att definiera 1. Vad man ska satsa mer på, 2. Vad som fungerar bra idag, 3. Vad man bör minska eller avveckla.

Ökad konkurrenskraft! Knowledge IS power. Det främjar produktivitet, ökar er servicegrad och ger ett bättre förhandlingsläge mot partners och leverantörer.

Så, verifiera din data för att säkerställa dess kvalitet och för att kunna fatta faktabaserade och lönsamma beslut.