Orango | Därför blir din garantihantering ineffektiv och…

Därför blir din garantihantering ineffektiv och resurskrävande

Garantihanteringen av dyra enheter är ofta en svår balansakt mellan att hålla slutkunden nöjd, genom att felet åtgärdas snabbt, och att säkerställa att det finns täckning för det arbete som utförs i garantin. Yuko Lindgren är applikationskonsult på Orango och specialiserad inom området dyra individer och garantihantering. Här tar vi en närmare titt på utmaningarna med garantihantering och hur arbetet kan effektiviseras.

Garantihantering yuko

Vad är den stora utmaningen med garantihantering?

– Först och främst handlar det om att många idag inte arbetar i system som är utformade för att hantera garantireklamationer i alla led. Förenklat finns det fyra olika intressenter i ett garantiärende: slutkunden, en återförsäljare eller verkstad, importören och en tillverkare. När ett fel uppstår är det sällan återförsäljaren som reklamerar direkt mot tillverkaren. I stället är det förmodligen importörens uppgift att validera det ärende som kommer in från återförsäljaren, för att sedan skicka ärendet vidare till tillverkaren.

När garantireklamationer hanteras i flera steg blir det lätt komplicerat när varje led arbetar i sitt system, framförallt om de olika system inte är integrerade med varandra. Därför är det en stor fördel om garantreklamationerna kan hanteras i ett och samma system. Utmaningen blir annars att uppgifterna om felbeskrivning och åtgärd måste matas in manuellt i varje system det passerar. Något som givetvis innebär en stor mängd administration.

Förutom ökad administration, finns det andra nackdelar med manuell hantering?

Yuko Lindgren low
Yuko Lindgren

– Risken för fel ökar om olika data måste hanteras manuellt flera gånger. Felaktiga uppgifter till tillverkaren riskerar leda till att ärendet får avslag vilket i sin tur innebär längre ledtider för ärendet – något som drabbar slutkunden. Ett vanligt fel är att ett reklamationsärende upprättas med arbetskoder som inte är förenliga med ärendet. Låt säga att du skapar ett ärende med kod som avser byte av bromsskiva, men att det i samma garantikrav framgår att det istället är motorn som bytts ut. Vid manuella registreringar blir arbetet därför väldigt personberoende. I slutänden beror det på hur noggrann personen som upprättar ärendet är om det godkänns av tillverkaren eller ej.

Hur kan arbetet effektiviseras så att felen undviks?

– Svaret är kort och gott att göra de manuella inslagen färre, något som kan uppnås genom att flödet automatiseras. De kräver i sin tur bra integrationer mellan olika system eller att alla data hanteras inom ett helintegrerat system. Med automationerna kan tid och resurser sparas in, samtidigt som mängden fel minskar.

Ett sätt att undvika att ärenden får avslag hos tillverkaren är att introducera kontrollfunktioner som varnar vid eventuella felaktiga inmatningar. Sådana valideringar kan sättas upp i olika steg av reklamationsprocessen.” Redan i första ledet, då återförsäljaren skapar sin garantireklamation, kan systemet validera om en viss typ av enhet har rätt till en viss typ av garanti. Om arbete utförts och delar har bytts kan detta även valideras med exempelvis en bild. I och med att vissa operationskoder inte kan kombineras med vissa garantikoder kan systemet även ”lära sig” vilka kombinationer som fungerar och vilka som inte gör det baserat på om den fått avslag eller godkännande tidigare. Systemet blir alltså smartare genom denna machine learning (maskininlärning). Ju fler data som behandlas, desto lättare blir det för systemet att räkna ut vilka åtgärder som ska tillämpas framöver.

Sliter ni med ineffektiv garantihantering?

Tillsammans med branschledande Annata har vi på Orango unik erfarenhet inom affärssystem för dyra enheter. Denna erfarenhet spänner även över den komplicerade garantihanteringsprocessen. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att effektivisera din garantihantering? Kontakta oss!

Fredrik Roos
Fredrik Roos
Telefonnummer: 0760-01 98 76