Därför är helintegrerade affärssystem bäst för… | Orango

Därför är helintegrerade affärssystem bäst för konsultintensiva verksamheter

En stor utmaning för ekonomiavdelningarna i konsultorienterade företag är att de oftast inte arbetar i samma verktyg som övrig personal. Mellan verksamhetens system och ekonomisystemet finns ingen given koppling. Ekonomisystemet hamnar därför långt bort från verksamheten och blir en egen ö men ska ändå hålla ihop ekonomi, fakturera rätt och bistå med adekvat verksamhetsuppföljning. Hur går det ihop?

Darfor ar helintegrerade affarssystem bast for

Ekonomiavdelningens utmaningar

Ekonomiavdelningen i projektorienterade verksamheter står inför en mängd olika utmaningar genom att ofta arbeta i separata, stand alone-system. I dessa verksamheter är det viktigt att hela tiden kunna följa upp pågående arbete för att säkerställa lönsamhet – något som är svårt om information om kostnader och intäkter inte uppdateras i realtid. Utan insyn i och transparens inom verksamheten blir uppföljningen endast möjlig månad för månad och det går därför inte att löpande kontrollera så att projektet ligger i fas. Det går heller inte att resultatföra eller hantera kostnader förrän arbetet är utfört (så kallat work in progress). Det innebär att du alltså ständigt måste fråga dig till om olika arbeten är utförda eller ej, eftersom du inte kan se det direkt i din systemlösning.

Utan integration mellan ekonomi- och projekthanteringssystem blir även faktureringen en utmaning eftersom du, utan att fråga ansvarig projektledare, inte vet vad som är rimligt att fakturera. Det finns ingen direktkoppling mellan konsultens arbetade timmar, utfört arbete och vad som faktureras. Ett stand-alone-system för tidrapportering kan visserligen fungera väldigt bra i verksamhetens dagliga arbete. Men i slutet av månaden, måste underlaget manuellt tolkas och föras in i ekonomisystemet.

Effektivitet, transparens och automatisering med helhetslösning

Många verksamhetsprocesser kan förenklas med en helintegrerad lösning som samlar alla processverktyg i en och samma plattform. Arbetet blir effektivare, transparensen ökar och möjligheternas till smart analys förbättras.

Med en helhetslösning får du som arbetar på ekonomiavdelningen information och beslutsunderlag direkt från det projekthanteringssystem som verksamheten arbetar i. Om verksamheten själv kan styra input om intäkter och kostnader får ekonomiavdelningen rätt underlag till sin budget. I ett helintegrerat system uppstår den transparens som krävs för att förstå vad som är kostnads- och intäktsdrivande och vilka siffror som faktiskt ska användas för att räkna på budget.

Genom att använda en helintegrerad lösning behöver du som ekonomiansvarig inte söka information i olika system eftersom det finns samlat på ett ställe. På så vis undviker du även den problematik och de fel som kan uppstå om data och parametrar som genereras i ett system inte återspeglas på samma sätt i ett annat. I ett helintegrerat system hänger allt ihop.

Fördela administrationen i verksamheten

En annan fördel med en integrerad lösning för projektstyrning och ekonomiuppföljning är att delar av det arbete som traditionellt hanteras av ekonomiavdelningen kan skötas direkt av verksamheten.

När alla de data du behöver finns samlade på ett ställe blir det också möjligt att automatisera processer som tidigare varit tidsödande; olika typer av rapportering, fakturering och arbetet med att ta fram korrekta beslutsunderlag. Mycket av det som tidigare behövde hanteras av ekonomiavdelningen kan på detta sätt delegeras till verksamheten. Systemen kan i sin tur i betydligt högre grad skapa underlag baserat på de data som kommer från verksamheten – utan ytterligare handpåläggning från ekonomiavdelningen.

Lösningen är inte ett nytt ekonomisystem utan en helintegrerad affärsplattform

En orsak till att inte fler använder den här typen av helhetslösning kan vara att de inte känner till vilka lösningar som finns på marknaden. Ofta är ekonomiavdelningen är drivande när det kommer till att köpa in ekonomisystem och då är inte affärsplattformar och PSA-system det man först tänker på. Man väljer helt enkelt sådana system som man arbetat i tidigare och som man är vana vid.

När det är dags att byta processverktyg, ERP-lösning eller ekonomisystem – lyft blicken och se till arbetet som en helhet. Det finns det mycket att vinna på!

Nästa steg?

Projekthanteringssystemet Progressus är utvecklat just för projektsäljande konsultverksamheter som ett tillägg till Microsoft Dynamics 365 Business Central. Det ger dig projekt- och affärsstyrning – från införsäljning, budgetering och resursplanering till tidrapportering, kostnadsuppföljning och lönsamhetsanalys – i en helt integrerad lösning.

Vill du veta mer? Kontakta mig!

Christian Nordqvist
Christian Nordqvist
Telefonnummer: 042-400 52 15

Vill du läsa mer om systemstöd för konsultverksamheter?