Automatisera mera och öka kvaliteten i ekonomiarbetet
Arbetar du automatiserat på ekonomiavdelningen? Vi vet att en av de stora utmaningarna i ekonomiavdelningens arbete är att veta vad det är som tar tid och hur arbetet kan effektiviseras så mycket som möjligt med bibehållen kontroll och kvalitet.
Många ekonomichefer upplever att de saknar rätt förutsättningar för att kunna bidra med det strategiska stöd som förväntas av dem, mycket beroende på att alltför mycket tid går till extra administration och manuell kontroll. Du gör säkert som många andra allt för att hinna med, men det kan kännas svårt att veta i vilken ände man ska börja för att hitta utrymme att effektivisera arbetet för sig själv och sin avdelning.
I takt med att verksamheten växer blir det en extra stor utmaning att upprätthålla samma snabba och korrekta hantering på ekonomiavdelningen. Det är vanligt att man successivt fyller på med manuella, ofta personberoende, rutiner allteftersom nya behov uppstår eller för att kunna få fram de specialrapporter som ledningen kräver. Inte sällan är ekonomiavdelningen också beroende av flera olika källor och försystem för att få in rätt information för sammanställning och analys.
Vilka processer påverkar ditt arbete?
Dålig överblick skapar osäkerhet och är en vanlig orsak till extra manuella rutiner och risk för dubbelarbete. För att veta hur arbetet ska kunna effektiviseras måste du först få koll på processerna.
Ett bra sätt är att du börjar att lista de processer och flöden som påverkar ekonomi- och redovisningsarbetet på ditt företag. Kartlägg både manuella och IT-baserade moment för att få en heltäckande bild av verksamhetens informationsflöde.
Även för att upptäcka var det finns eventuella gap. Komplettera sedan kartan med de system som finns i verksamheten som stöttar processerna. Med rätt utgångsläge och överblick har du större möjligheter att prioritera och fånga upp tidstjuvar och onödiga riskmoment.
Stora effektivitetsvinster med automatiserade standardrutiner
Digitalisering och automatisering är ord som idag blivit mantran i många organisationer. För ekonomiavdelningen innebär det helt nya möjligheter att med ökad automatisering både kunna spara tid och minska riskerna med manuellt arbete.
Det gäller inte minst om du arbetar på ett handelsföretag, där mycket administrativ tid läggs på orderhantering, lagerredovisning och fakturering. Genom att titta närmare på varje delprocess och börja med att automatisera de enklaste, mest rutinmässiga momenten, kommer du en bra bit på väg i ditt effektiviseringsarbete.
Exempel på automatiserade standardrutiner kan vara elektronisk fakturahantering, digital ordermottagning och transportbokning, automatisk matchning av order och lagersaldo samt automatisk filöverföring till banken istället för manuella in- och utbetalningar. Alla dessa mer eller mindre dagliga ekonomirutiner kan ge avsevärda effektivitetsvinster om de digitaliseras.
Med en integrerad affärsystemlösning kan alla spara tid och få bättre kontroll över de delar som påverkar företagets lönsamhet.
Öka kontrollen med en integrerad systemlösning
På många företag finns idag en gedigen flora av IT-system, anpassade för olika delar av verksamheten. De är mer eller mindre integrerade, men sällan optimerade för att kunna visa helheten. Ofta har också olika ”specialkopplingar” och integrationer skapats under åren utifrån enskilda behov ute i verksamheten, vilket genererar merarbete i andra delar av organisationen.
För ekonomiavdelningen, som ansvarar för ekonomisk analys, uppföljning och rapportering, innebär det att det kan vara svårt att säkerställa kvaliteten i resultatuppföljningen. Med en integrerad affärsystemslösning kan alla spara tid och få bättre kontroll över de delar som påverkar företagets lönsamhet.
En annan positiv effekt blir ofta att det går att minska antalet system. Färre system ger en bättre överblick som i sin tur gör det enklare att skapa mer verksamhetsanpassade kopplingar mellan affärssystemet och de expertsystem som är centrala för den operativa verksamheten.
Rätt arbetssätt och affärssystem ökar kvaliteten på ditt arbete
Vilket arbetssätt och vilken systemlösning som passar bäst för ditt företag styrs till stor del av hur de administrativa processerna ser ut och prioriteras i just din verksamhet. Har du inte tidigare arbetat i ett integrerat affärssystem kan det upplevas som en stor förändring.
Det finns dock flera fördelar med mer automatiserade rutiner och all nödvändig information för ekonomisk hantering, budgetering och uppföljning samlad på ett ställe. Du kommer snart att märka att det hjälper både dig och dina medarbetare att jobba både smartare och öka kvaliteten i ekonomiavdelningens arbete.
