Att byta affärssystem är att ge sig ut på en förändringsresa
Att byta affärssystem är en förändringsresa som påverkar hur företagets medarbetare kommer arbeta och samarbeta framöver. Idag tar så gott som alla hjälp av en professionell affärssystemskonsult i implementationen av det nya systemet. Men samtidigt är det mycket som måste komma på plats i den egna organisationen för att förändringsprojektet ska bli så framgångsrikt som möjligt.
Två personer som har lång erfarenhet av att implementera affärssystemlösningar i tillväxtföretag är Nate Hannibal, affärsområdeschef och Stefan Nilsson, fd lösningsarkitekt på Fellowmind. Både Nate och Stefan menar att det alltid finns en risk att den som tar extern hjälp av en implementationskonsult underskattar det arbete som behöver göras i den egna organisationen.
– Glöm inte att det är du och ditt företag som ska leva med systemet när det väl är implementerat. Det är ni som kan ert företag, era processer och har koll på den masterdata ni har idag, inleder Nate.
– Att förlita sig helt på en extern konsultorganisation är därför ingen bra idé. Dessutom blir inte kompetensöverföringen så bra som den kan bli om ni själva är aktivt engagerade i projektet, förklarar Stefan.
Ledningens stöd en förutsättning för att lyckas med bytet av affärssystem
Vad är det då som krävs av den interna organisationen för att ett projekt ska nå framgång? Nate beskriver implementationen av ett nytt affärssystem som att ge sig ut på en förändringsresa. För att nå i hamn och lyckas är det viktigt att företagsledningen ger projektet sitt fulla stöd.
– Att förankra projektet hos ledningen handlar om så mycket mer än att bara få en signatur på ett papper. Ledningen måste tydligt signalera sitt engagemang och ge sitt stöd till projektet för att det ska lyckas. Det handlar om att ge sitt mandat till den förändring som ska ske. Att löpande påminna hela organisationen om att detta är viktigt och att visa sitt fulla stöd för projektet.
För att ro ett systemprojekt i hamn krävs inte bara ledningens stöd till projektet. Man måste också sätta till de resurser som behövs i form av pengar, personer och kompetenser.
Tid, kompetens och engagemang i projektgruppen
Givetvis räcker det inte med att ledningen i ord och engagemang ger sitt stöd till projektet. För att nå i mål måste man också sätta till de resurser som behövs i form av pengar, personer och kompetenser.
– En intern projektgrupp som brinner för att föra projektet i hamn är en otroligt viktig framgångsfaktor. Det krävs också en kvalificerad projektledare som har mandat och kompetens att driva implementations- och förändringsprojektet.
Förmodligen kommer de flesta personer som ska ingå i projektet redan ha ett vanligt 40 timmars jobb. Det kan vara värt att fundera på om vissa arbetsuppgifter under projekttiden kan läggas över på andra personer i organisationen. Eller om det kanske tillfälligt går att lägga ut mer rutinmässigt arbete på en extern part eller att ta in hjälp från ett bemanningsföretag.
– Ju bättre förutsättningar projektgruppen har att fokusera på projektet, desto större är chansen att lyckas och gå i mål på tid och budget med ert nya affärssystem, förklarar Stefan.
Glöm inte bort resten av organisationen
Det är också viktigt att komma ihåg de medarbetare som inte ingår i projektgruppen men som på något sätt kommer att påverkas av bytet. Nate påminner om att vi som människor i grunden har ett inbyggt motstånd mot förändring. Att lämna ett affärssystem man arbetat i varje dag, under många års tid, för ett nytt riskerar att leda till både tveksamhet och ett visst tvivel.
– Även om det nya systemet förhoppningsvis ger en mängd förbättringar kommer inte allt att fungera på exakt samma sätt som tidigare. Då finns en risk att användare som är vana att jobba på ett visst sätt ser förändringen som en försämring.
Det kan till och med bli så att användare som tidigare klagat på det gamla affärssystemet plötsligt slår bakut när de står inför nya förutsättningar. Man föredrar det kända onda framför det nya okända.
Rådet är att börja resan med att göra det tydligt för hela organisationen varför förändringen behövs. Att prata om utmaningarna med dagens lösning och förklara varför ett byte är viktigt för företagets fortsatta utveckling.
Visa hur företaget som helhet kommer dra nytta av den nya lösningen genom smidigare leveransflöden, mindre manuellt arbete, bättre rapportering, snabbare beslut och så vidare. När hela organisationen ser hur saker hänger ihop och hur de påverkar varandra, blir det enklare att ta till sig förändringen.
På samma sätt är det lättare att förstå varför förändringen är viktig om man får hela bilden och förstår inte bara hur det egna arbetet kommer påverkas utan även kollegornas.
– Samtidigt är det viktigt att vara öppen gentemot organisationen med att förändringen kommer att vara en utmaning! Att det kommer att ta tid och förmodligen kommer vara stressigt. Men i slutändan, om alla jobbar tillsammans som ett team kommer det att bli bättre än förr, avslutar Nate.
