Annika Sjöberg, Infobric: Så lyckas du med ditt BI-projekt

När Annika Sjöberg började som controller på Infobric 2015 hade företaget 820 aktiva byggprojekt och omsatte 92 miljoner kronor. Tre år senare hade omsättningen närmast fördubblats och antalet byggprojekt mer än tiofaldigats. För att fortsätta sin tillväxtresa och göra rätt prioriteringar framåt såg företaget som specialiserar sig på att erbjuda digitalt stöd till byggarbetsplatser behovet att förbättra sina affärsinsikter. Resultatet blev en Business Intelligence-satsning som en förlängning till det nya affärssystemet, Microsoft Dynamics NAV, som företaget just implementerat.

Business Intelligence vägen framåt för Infobric

Som ansvarig för projektet beskriver Annika Sjöberg hur målet med BI-satsningen var att ge företagsledningen och övriga i organisationen nya insikter och bättre styrmedel för sitt beslutsfattande. Behovet fanns att förbättra både datahanteringen och rapporteringen och inte minst att göra det enklare för medarbetare i organisationen att få tillgång till färska siffror och uppdaterad analys som stöd i sitt arbete. I ett första steg kopplades den nya BI-lösningen till affärssystemet Microsoft Dynamics NAV för försäljning och redovisning för att förenkla arbetet med att ladda upp budget och prognos.

Annika som tidigare arbetat som controller i andra större organisationer, tog sig an projektet med lika delar erfarenhet, engagemang och insikt om både kommande utmaningar och möjligheter. Vi ställer frågan vad som krävs för en lyckad BI-satsning.

Här ger Annika sina nio tips för hur du sjösätter ett framgångsrikt BI-projekt

1) Teama upp med kompetensen – BI-området utvecklas snabbt och för den som inte är specialiserad eller lägger sin fulla tid på lösningar för affärsanalys kan det vara svårt att hänga med och ha koll på alla möjligheter. Rätt partner blir därför ett ovärderligt stöd både i implementationsprojektet och den löpande utvecklingen av BI-lösningen.

2) Engagera ledningsgruppen och andra beslutsfattare – Utan ledningens stöd är risken stor att projektet inte lyfter. Se till att ditt BI-projekt är väl förankrat hos de som styr organisationen och att ledningen är redo att tala för projektet.

3) Tänk till kring vad ni vill åstadkomma – Ett BI-projekt riskerar att svälla om det inte finns en tydlig plan för vad som ska uppnås och i vilken ordning. Se till att organisationen är överens om de övergripande målen för BI-satsningen. Är det att effektivisera och automatisera rapporteringen till styrelsen? Att säkerställa att säljorganisationen har rätt stöd i sitt arbete? Låt målsättningen styra prioriteringen och avgränsningen för projektet.

4) Identifiera vilka KPI:er och mätetal som är viktiga – Vad behöver organisationen för att kunna fatta rätt beslut och agera på dem? Utgå från vad som driver affären och bryt ner KPI:erna därifrån. Att arbeta med rätt KPI:er är heller inget statiskt arbete. När affärsmodellerna förändras måste mätetalen förändras med dem.

5) Fråga användarna vad de behöver – Målet med BI-projektet är att stötta verksamheten med rätt siffror och beslutsunderlag. Idag finns alla möjligheter att både vrida och vända på datan och att presentera den på överskådliga sätt på datorer, skärmar och i mobilen. För att veta vad användarna i din organisation behöver är det enda raka att fråga dem!

6) Se över strukturer och rutiner för redovisning och affärsuppföljning – Många företag sitter fortfarande med mycket manuellt arbete kopplat till sin redovisning och affärsstyrning. Ta tillfället i akt att se över strukturer och arbetsrutiner för att säkerställa att den data som går in i systemen har samma kvalitet som du förväntar dig att få ut.

7) Koppla greppet om rapportstrukturen och datan – För att rapporterna ska bli det tillförlitliga beslutsunderlag de är tänkta att vara är valideringen av både data och rapporter central. Se till att det finns ett tydligt ägarskap för att kvalitetssäkra data och rapporter. Risken finns annars att datan och därigenom beslutsunderlaget får ett eget liv i organisationen.

8) Välj en BI-lösning som kan utvecklas med företaget – Marknadsförutsättningarna förändras snabbt i de flesta branscher. En skalbar och flexibel BI-lösning är A och O för att företaget ska kunna hänga med i svängarna och ha rätt förutsättningar för att fatta smarta beslut när förändringstakten ökar.

9) Se BI-lösningen som ett levande system – Var beredd på att förutsättningarna kommer ändras längs vägen och att BI-lösningen kommer behöva ändras med organisationens behov. Sätt upp delmål – annars är risken stor att du aldrig kommer känna att projektet går i mål!