Undvik riskerna med manuell hantering på ekonomiavdelningen

Som ekonomichef kan det många gånger upplevas svårt att få ihop både tiden och de underlag som krävs för att göra en samlad och korrekt uppföljning av verksamhetens resultat. Tekniska och administrativa utmaningar skapar ofta extra manuell hantering och dubbelarbete som ökar risken för fel och brister i ekonomiarbetet. 

Manuell Fakturahantering Microsoft Dynamics Nav Web

En av de stora utmaningarna i ekonomiavdelningens arbete är att få kontroll på vad det är som tar tid och hur arbetet kan effektiviseras så mycket som möjligt med bibehållen kontroll och kvalitet. En ojämn arbetsbelastning, eller en alltför hög jämn press, gör det svårt att upprätthålla en hög kvalitet och kunna leverera det resultat som ledning och övriga i organisationen förväntar sig från ekonomiavdelningen. 

Manuell fakturahantering - en vanlig tidstjuv

Det gäller inte minst i handelsbolag där inköp, försäljning, lager och fakturering är kärnan i verksamheten och där rapportering och uppföljning är helt beroende av information från olika källor i företaget. 

De största tidstjuvarna finns att hitta i att så mycket av det administrativa arbetet fortfarande sker manuellt. Ett vanligt exempel är hantering av kundfakturor som faktureras manuellt för att sedan skrivas ut, kuverteras och frankeras med rätt porto. Andra tidskrävande moment är manuell orderhantering, stansning av försäljningsorder, eller manuella avstämningar mellan order, lager och fakturering.

– Allt manuellt man kan göra automatiskt är att föredra. För oss som handelsföretag handlar det om att få ett naturligt flöde mellan inköp, försäljning och lager. För att detta ska fungera effektivt behöver processerna hänga ihop och samordnas i ett integrerat affärssystem, säger Jeanette Stenberg som är ekonomichef på Pharmaxim, grossist och återförsäljare av produkter inom hälsa och hygien.

Om ingen i verksamheten ser och förstår helheten finns också en risk att man är sig själv närmast och bryr sig mest om sin egen avdelnings behov.

– Många gånger blir det upp till ekonomiavdelningen att ta ansvar för helheten. Det finns ett tydligt mervärde med samordningen för oss, vilket gör det lättare att ta på sig den rollen. Enligt min mening är det idag helt nödvändigt för ett företag med stora flöden att samordna sina processer och arbeta integrerat. Det gäller inte minst om man har lagerhantering som del i sin verksamhet. I praktiken innebär det både mindre risker och mindre manuell hantering med ett integrerat och stabilt affärssystem. 

Riskerna med flera olika system ute i verksamheten

Förutom alltför omfattande manuella rutiner, finns också risker med att arbeta i olika, separata IT-system runt om i verksamheten. För en korrekt uppföljning och kontroll är du då helt beroende av att kunna säkerställa både tillförlitligheten i källorna informationen kommer ifrån och en pålitlig överföring mellan systemen. 

Det är inte ovanligt att det uppstår fel i överföringen som gör att kostnaderna skiljer sig åt i de olika systemen, eller att man har flera, överlappande register i olika system. Det innebär som regel en hel del dubbelarbete och misstämning när artiklar måste registreras på flera ställen i olika system; "Vilka data gäller nu? Vilket system är senast uppdaterat?"

Att leta reda på rätt uppgifter och stämma av listor från olika system, eller att ta reda på vem som är ansvarig – ligger ansvaret på orderavdelningen eller ekonomi? – skapar merarbete. Det leder också lätt till onödigt gnissel och klagomål mellan avdelningarna. 

– Jag tycker att man tar onödiga risker om man arbetar med olika system, med ett integrerat affärssystem går det att minimera dessa risker, menar Jeanette.

Nya krav på ekonomiavdelningen när omvärlden förändras

För många företag, inte minst för de som är verksamma inom handel, ökar kraven på effektivare och mer automatiserade rutiner. När det gäller ekonomiavdelningens arbete drivs mycket av förändringarna från externt håll, t ex Bolagsverket, Skatteverket, bankerna som alla går igenom en omfattande digital transformation. Eller krav från kunder på exempelvis elektroniska fakturor istället för pappersfakturor.

Dessa externa drivfaktorer, som syftar till att snabba upp och förenkla, ställer också krav på nya arbetssätt, när tex revisionsbolagen vill ha underlagen i digital form istället för som tidigare bläddra i pärmarna.  

– Man arbetar inte likadant som förr. Idag handlar det så mycket mer om att jobba i flöden och processer. Jag skulle säga att det är en stor fördel att man inte längre behöver jobba traditionellt. Nu för tiden bygger arbetet mer på samarbete inom organisationen, istället för att varje avdelning arbetar för sig. 

Men nya möjligheter med digital överföring och mer integrerade affärssystem ställer också nya kompetenskrav på dig som arbetar inom ekonomi.

– Idag är mer av vårt arbete beroende av teknik och system. För att jobba med ekonomi behöver du ha ett visst intresse för teknik och digitalisering för att kunna dra nytta av alla de nya möjligheter som finns. Mycket i vårt arbete handlar idag om externa kontakter, att ha den tekniska förståelsen och kunna ställa rätt krav för att få filer att funka eller att kunna bygga de rapporter som verksamheten och ledningen behöver. 

Är du nyfiken på hur Orango kan hjälpa dig att effektivisera din ekonomiavdelning?

Kontakta mig så berättar jag mer om hur du kan arbeta smartare med hjälp av ett modernt affärssystem.

Medarbetare Mikael Mansson
Mikael Månsson
Telefonnummer: 0709-32 50 77

Lösningar med Handel