Tar ni hand om er masterdata?

Tar Ni Hand Om Er Masterdata

Först och främst, vad är masterdata?

Det är den affärskritiska data som är kärnan i era affärstransaktioner och grunden för verksamheten, styrningen och uppföljningen i ert bolag. Det kan vara kunder, leverantörer eller kontoplanen. Master Data Management i sin tur är alla aktiviteter som behövs för att hålla affärssystemet uppdaterat och fungerande. Det är viktigt att upprätthålla en logisk och teknisk struktur som är anpassad för verksamhetens behov. Det gäller att se masterdata som just kärnan. Ett exempel är att om det inte finns något kundsegment registrerat på kunden så är det inte heller lätt att ta fram försäljningsrapporter per kundsegment.

Jag tänkte i detta blogginlägg belysa några olika utmaningar som många med masterdata-ansvar ställs inför i dag.

Utmaning 1: Föråldrad struktur

Den första utmaningen handlar om att många företag har använt samma struktur för sin masterdata under flera år. Detta beror ofta på att samma affärssystem har använts under lång tid. De krav som finns på datan i dag är väldigt annorlunda jämfört med för tio år sedan. Den nya datalagstiftningen GDPR sätter verkligen denna utmaning på sin spets.

Utmaning 2: Mer data än någonsin förr

En annan utmaning är att det lagras betydligt mer data i affärssystemet i dag och därför ställs det högre krav på struktur i affärssystemet. Detta är något modernare affärssystem tagit fasta på och i dag finns det betydligt fler funktioner i systemen som hjälper till att hålla datan enhetlig.

Utmaning 3: Höga krav på uppföljning

En tredje utmaning är de höga krav på uppföljning som finns i dag. En stor andel av medarbetarna i ett företag är i dag beroende av att kunna plocka ut data från affärssystemet. Det ställer naturligtvis krav på att datan är korrekt, uppdaterad och tillräckligt omfattande.

Organisation och strategi för masterdata

I en perfekt värld finns det i varje företag en organisation som ansvarar för masterdata, en tydlig masterdata-strategi samt en förståelse hos varje medarbetare om hur viktig masterdatahanteringen är. Masterdata är en vital tillgång för företaget och bör hanteras därefter.

Det är viktigt att förstå att det sällan finns en strategi som fungerar för alla organisationer. Orango vill istället lyfta fram några viktiga punkter för att kunna ta fram den masterdata-strategi som är bra för just ert företag. Börja med att förstå era behov. Tillsätt en ansvarig och skapa ett forum i form av en masterdataorganisation.

En masterdata-strategi handlar om att:

  • Bestämma scopet för vad som ingår i strategin.
  • Definiera vilka verktyg som finns och när de ska användas.
  • Sätta rutiner. Detta gäller både för nyimplementation och för dagliga processer.

Om vi tittar närmare på exemplet som beskrivs i första stycket så är det viktigt att kraven på att rapportera försäljning per kundsegment lyfts i masterdataorganisationen. Nya rutiner för att registrera kunder och uppdatera befintliga tas fram och kommuniceras inom företaget. Att uppdatera kunderna med segment kan göras manuellt eller med hjälp av verktygen som affärssystemet tillhandahåller. 

Master Data Management i Microsoft Dynamics 365 och Lifecycle Services

Modulen "Data Management" i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition erbjuder flera verktyg för att importera, exportera och uppdatera data i affärssystemet. Det är möjligt att bygga upp mallar för datapaket där flera tabeller kan importeras i valda sekvenser. Tillsammans med Dynamics Lifecycle Services blir det än mer kraftfullt. I Lifecycle Services kan man i Asset Library lagra datapaket i form av mallar eller datapaket innehållande data som ska importeras i Dynamics 365. Från Lifecycle Services kan dessa paket sedan appliceras på olika miljöer som företaget har, exempelvis en testmiljö eller en produktionsmiljö. Paketen kan också appliceras på olika bolag i en miljö, vilket gör det kraftfullt vid exempelvis utrullningar i flera bolag.

Är du orolig för ditt företags Masterdata?

Ta gärna kontakt med mig så kan vi prata mer om hur ni kan tvätta er data och få den användbar igen.

Johan Falk
Johan Falk
Telefonnummer: 0760-01 98 75
E-postadress: johan.falk@orango.se