Supply Chain Del 1: Introduktion till lagerstyrning

Supply Chain Management omfattar alla aktiviteter inom anskaffning, förädling, försäljning och logistik. Inom Supply Chain Management läggs särskilt fokus på koordinering och samarbete mellan alla företag i värdekedjan.

Supply Chain Time Management

Välkommen till vår nya bloggserie om Supply Chain Management i alla dess former! Tanken med serien är att dela med oss av vår kunskap och erfarenhet, berätta om de senaste trenderna – och kanske få till en intervju eller två med intressanta gäster. Först ut är en serie inlägg om lagerstyrning vars första inlägg följer på detta stycke.

Vi ska ha rätt artiklar hemma, i rätt kvantitet och i rätt tid.

Ovanstående är ett uttryck vi ofta hör då vi besöker företag som i någon form köper in, tillverkar och förädlar, och sen säljer vidare varor, ibland med tillägget ”till rätt pris” också. Det låter som en självklarhet, givetvis ska vi inte ha hemma fel artiklar, i fel kvantitet och vid fel tidpunkt – men ändå är det precis den sitsen många tycker att de hamnar i gång efter annan. Storsäljarna tar slut medan andra artiklar ligger och samlar damm i något hörn till det att man känner sig tvungen att rea ut eller i värsta fall kassera dem. Vad är det då som är så svårt med att ha ”rätt artiklar hemma, i rätt kvantitet och i rätt tid”? En hel del visar det sig - oberäkneliga kunder, trender, flugor, säsonger, strulande leverantörer, ja listan över saker som måste tas i beaktande kan göras hur lång som helst. Suck…

Känner du igen dig i resonemanget och stämmer något av det ovanstående kanske in på dig och ditt företag? Då är lagerstyrning något för er!

I det här och ett antal inlägg framöver har jag tänkt att ska vi prata om lagerstyrning. Vad är lagerstyrning? Vilka är fördelarna med lagerstyrning? Hur fungerar det i praktiken? Och så vidare, och så vidare…

Allt det här ska vi avhandla i denna ”miniserie” – men eftersom vi ska prata om styrning av lager känns det naturligt att börja med att säga något om just lager.

Lager

Syftet med att ha ett lager är i grund och botten att man behöver frikoppla olika delar av flödet i försörjningskedjan ifrån varandra. Anledningarna kan vara flera, en kan till exempel vara att inköp görs pallvis medan försäljning sker styckvis. Ett annat exempel kan vara att man är osäker på exakt när kunderna vill köpa en viss artikel men samtidigt vill vara säker på att ha artiklarna tillgängliga när väl kundorderna kommer.

En annan viktig orsak till att hålla sig med lager är att man med hjälp av ett lager kan gardera sig mot osäkerheter och risker kopplat till inköp och försäljning. Till dessa kan man räkna sådant som felaktiga inleveranser och stora svängningar i efterfrågan.

Det finns alltså flera goda anledningar att hålla sig med ett lager, och naturliga följdfrågor blir då: ”Vilka artiklar ska jag ha i lager?”, ”Hur många?”, ”När?”.

Tillgänglighet kontra lagervärde

En enkel lösning vore givetvis att lagerhålla alla artiklar man säljer i stora kvantiteter. Då skulle all efterfrågan kunna tillgodoses oavsett hur mycket efterfrågan svängde och hur fel leveranserna än blev. Nackdelen är förstås att mycket kapital binds upp i lagret, kapital som kanske kommit till bättre nytta någon annanstans i företaget? Samtidigt kan andra förluster uppstå om lagret är för litet, den mest uppenbara är kanske förlorade intäkter på grund av att efterfrågan inte kan tillgodoses. Brister kan även leda till att man förlorar en kund för gott – och då går miste om alla dennes framtida inköp. Ytterligare en negativ konsekvens som kan uppstå till följd av brist är förseningsavgifter orsakade av att leverans inte kan ske som avtalat.

Helt uppenbart finns här motstridiga krav. Å ena sidan, för att undvika bristsituationer och för att man skall kunna hålla en hög grad av service gentemot kunderna krävs väl tilltagna lager, något som försäljningsavdelningen typiskt förespråkar. Å andra sidan, för att minska kapitalbindningen krävs att lagernivåerna sänks, en ståndpunkt som kan intas av exempelvis inköps- och lageravdelningarna.

Hitta rätt balans med hjälp av lagerstyrning

Arbetet med att hitta den rätta balansen mellan kundservice och kapitalbindning är det som kallas för lagerstyrning och det innefattar bland annat beslut om vad som ska köpas in och lagerhållas, när och hur mycket. Många faktorer påverkar dessa beslut, inköpspris, efterfrågan, hur viktig artikeln är och kostnaden för lagerhållning – för att nämna några.

För att underlätta detta arbete finns en uppsättning modeller och matematiska metoder som kan väga samman många olika faktorer och utifrån dessa ge svar på just frågorna – ”Vad?”, ”När?” och ”Hur mycket?”.

Kortfattat skulle man alltså kunna beskriva målet med lagerstyrning som att givet en önskad nivå av service mot kund minimera kostnaden för lagerhållning.

Lagerstyrning i fem steg

Arbetet med lagerstyrning kan i stora drag delas in i fem steg: klassificering, prognostisering, partiformning, servicegrad och säkerhetslager – och till sist uppföljning, innan man börjar om på nytt igen. Att jobba med lagerstyrning är ingen engångsföreteelse utan något som sker löpande i den dagliga verksamheten

Lagerstyrning3

I kommande blogginlägg ska vi diskutera de fem stegen mer djupgående men för att ni redan nu ska få en inblick i vad som komma skall följer här en kort beskrivning.

1. Klassificering

I lagerstyrningens första steg klassificeras alla artiklar med hjälp av en så kallad ABC-klassificering. Varje artikel analyseras utifrån exempelvis volymvärde (försäljning x värde) eller täckningsgrad och tilldelas beroende på resultat en ABC-klass.

2. Prognostisering

För att kunna planera inköp och produktion, uppskatta resursbehov m.m. krävs att man i tillräckligt god tid får information om vad man tror ska hända. Vad kommer vi att sälja, när kommer vi att sälja och var kommer vi att sälja? Man behöver kort sagt en prognos – och en viktig del av lagerstyrningen är därför att ta fram bra och pålitliga prognoser.

3. Partiformning

Partiformning är begreppet för de metoder som svarar på frågan ”hur mycket ska jag köpa?”.

Med hjälp av partiformningsmetoder räknar man fram ett inköpsförslag som minimerar totalkostnaden för att köpa in och lagerhålla artiklar. Man identifierar den optimala orderkvantiteten.

4. Servicegrader och säkerhetslager

En servicegrad motsvarar den grad av tillgänglighet man vill att en artiklar ska ha, d.v.s. har jag en servicegrad på 90 % innebär det att i nio av tio fall kan kunden få hela sin order levererad direkt från lagerhyllan.

Det är utifrån servicegraden som storleken på säkerhetslagret bestäms där en högre servicegrad resulterar i ett högre säkerhetslager. Anledningen är att ju säkrare vi vill vara på att kunna möta alla typer av efterfrågan desto mer lager behöver vi. När lagersaldot når säkerhetslagernivån är det även en signal för att ett nytt inköp behöver göras, här får vi alltså svaret på ”när ska jag köpa?”.

5. Uppföljning

Det femte och sista steget (innan man börjar på ett nytt varv) är uppföljning. Uppföljningen kan delas upp i två delar, dels uppföljning av den löpande lagerstyrningen och dels uppföljning av KPI:er.

I det löpande arbetet följer man exempelvis upp ABC-klassificeringen, prognosavvikelser och lagrets utveckling.

För att utvärdera och styra de involverade funktionernas arbete på en mer övergripande nivå används KPI:er. Typiska KPI:er som anges vid lagerstyrning är servicegrad, lagervärde, liggtid och ledtider. För respektive KPI finns ett målvärde angivet och det är utifrån dessa som lagerstyrningen utformas.

Vinster med lagerstyrning

En lagerstyrning uppsatt enligt de ovan beskrivna stegen och med tydliga KPI:er att jobba emot bidrar med mycket nytta och ger tydliga vinster. Några av dem är:

  • Tid att fokusera på viktiga artiklar och avvikelser.
  • Man får ett verkligt beslutsstöd vid inköp. 
    Genom att jobba med prognoser, partiformning och servicegrader ger lagerstyrningen svar på frågorna ”vad?”, ”hur mycket?” och ”när?”.
  • Ökad automatisering och mer effektivt arbete. 
    Lagerstyrningen gör själv alla beräkningar och användarna behöver bara komplettera med extra information när det behövs. Har man tusentals artiklar i sitt sortiment blir tidsvinsten betydande om man går från manuell hantering till en ökad grad av automatisering.
  • Minskat personberoende. 
    Med hjälp av lagerstyrningen flyttas mycket av den kunskap som ”finns i huvudet” och den funktionalitet som finns i diverse Excelfiler till en och samma plats där alla kan använda den. Företaget blir alltså mindre sårbart för sjukdomar, medarbetare som slutar etc.
  • Få koll på lagret. 
    Man säkerställer att det är rätt sammansatt, d.v.s. att man har rätt saker på lager. Detta leder i sin tur till minskad inkurans, färre brister och ökad försäljning.
  • Ta till vara på historiska data och erfarenhet. 
    I ett affärssystem finns otroliga mängder information och transaktioner sparade – ofta till ingen nytta. Med hjälp av lagerstyrningen lyfter man fram och använder all den ackumulerade kunskap som finns dold i historiska inköps- och försäljningsorder, artikel-, kund- och leverantörsregister m.fl.
  • Rätt artiklar, i rätt kvantitet – och i rätt tid. 
    Det övergripande målet, kort och koncist formulerat.

Så – det var en kort, nåja ganska kort i alla fall, introduktion till lagerstyrning. Jag hoppas att jag lyckats förmedla något om vad det är och hur det fungerar – och inte minst vilka möjligheter det innebär!

I nästa del kommer jag att gå djupet kring klassificering och allt vad det innebär. Men om du inte kan bärga dig är du naturligtvis välkommen att höra av dig till mig på pontus.stefansson@orango.se eller telefon 0733-52 98 99.

Lösningar med Bison