Skapa rätt förutsättningar för ett lyckat projekt – mjuka värden som förbättrar oddsen rejält

Det läggs mycket tid på att ta fram vad ett system ska säkerställa i form av processer, rutiner, input och output och detta är givetvis mycket viktigt. Vi ägnar också mycket tid att diskutera kostnaden och juridiken. Men min erfarenhet är att man ofta glömmer att säkerställa andra, mera mjuka värden, i upphandlingen och i projektet, som kan vara skillnaden mellan succé och fiasko.

Här följer fem råd som både kunder och leverantörer bör fundera över innan man drar igång nästa lite större projekt eller systemimplementation.

Lyckat Projekt 1711

1. Välj rätt partner

Det låter ganska lätt, men kan vara nog så knepigt. Nu tänker inte jag på de uppenbara kriterierna såsom att leverantören har bra kompetens, kan din bransch och har bra referenser. Nej, jag tänker mer på saker som hur passar kund och leverantör ihop kulturellt och vad händer när någonting inte går som det ska? Det är lätt att le när solen skiner, men i stora, komplexa och ofta långa projekt så kommer det sannolikt också att komma in några mörka moln över samarbetet. Om man nu tycker att det är viktigt att man ”passar ihop”, hur ska man då gå tillväga för att komma underfund med det? Jag tycker att två saker är viktiga för att säkerställa detta;

  1. Tillbringa mer kvalitetstid tillsammans. Ju mer man umgås och också diskuterar andra saker än själva projektet, desto mer lär man känna varandra och efter ett tag så vet man om det som leverantören skrev i presentationen också levs i verkligheten.
  2. Se det som en anställning. CV och personliga brev i all ära (eller referenser och offerter), men de säger inte allt om en kandidat. Ställ frågor som är relevanta för samarbetet och du uppnår två saker; du får svar på hur leverantören säger att denne agerar och du får leverantören att committa sig till detta. Vissa saker är omöjliga att få in i ett avtal, men i det moraliska avtalet så gäller de.

2. Skapa en gemensam målbild och rätt klimat i projektet

Den målbild vi ofta är överens om är att projektet ska levereras i rätt tid, till rätt pris och med rätt kvalitet. Bra såklart, men räcker det? Inte alltid. Det som ofta saknas är att leverantören och kunden inte har samma förståelse för den större helheten och ser inte det långsiktiga målet – och hur ska leverantören kunna göra det om inte kunden berättar det för honom?

Lösningen på detta är att helt enkelt låta alla som kommer att vara delaktiga i projektet mötas och kundens representanter får, var och en, berätta för leverantörens medarbetare varför detta projekt är viktigt och på vilket sätt det påverkar kundens verksamhet i vardagen och mera långsiktigt. Här slår du många flugor i en smäll; bland annat att leverantören får förståelsen för varför man genomför projektet och dessutom börjar alla deltagare lära känna varandra.

Att skapa ett klimat i projektet baserat på en gemensam tillit som stimulerar till öppenhet och transparens är också något som kommer att hjälpa projektet genom de faser då allting inte går på räls. Här behöver vi helt enkelt diskutera hur vi vill att vi ska agera för att skapa denna miljö där vi vågar vara helt öppna och transparenta för projektets bästa. Tänk dock på att om en enda person drar egna fördelar av denna öppenhet så faller hela upplägget och den tillit man försökt bygga.

Om man sedan avslutar mötet med att skriva ner den gemensamma visionen och de värderingar man ska arbeta efter i projektet och alla skriver under på dessa, då har man kommit långt. Om man utöver detta, när projektet är igång, börjar varje styrgruppsmöte med att repetera vad man gemensamt vill uppnå, då har ni nått ännu längre!

3. Förklara avtalets innebörd för alla som är involverade

Ett avtal är ofta komplext och innehåller juridiska skrivningar som inte alltid är solklara när de testas i en konflikt. Det kan talas om ”yrkesmässighet” och ”professionalism” och det kan finnas ”ramar” för både tid och pengar. Av erfarenhet blir du ofta vis, men inte rik säger ordspråket och vår erfarenhet säger oss två saker; 

  • Diskutera igenom ”alla” delar som skulle kunna tolkas på olika sätt. Lämna inte något till ”sen” – diskussioner som inte kan tas nu blir definitivt inte lättare när man hamnar i en dispyt.
  • När avtalet väl är skrivet samla alla som det berör och gå igenom innebörden av avtalet och hur ni – kund och leverantör – tolkar de punkter som skulle kunna missförstås.  

I en perfekt värld så skriver man under avtalet och lägger det i en låda för att aldrig ta upp det igen. Men, vi vet att världen inte är perfekt alla gånger och vi vet också att trots alla goda intentioner så kan saker och ting gå snett. Den tid man då investerat i att diskutera och förmedla hur man tillsammans tolkar svårtolkade texter är klokt använd tid.

4. Sätt mål och mät effekten

Vi har under ganska lång tid pratat om att vi behöver bli bättre på att mäta effekten av de IT-projekt som genomförs. Ändå är det fortfarande väldigt sällan det görs. Varför? Är det för svårt eller är det helt enkelt inte tillräckligt viktigt? För oss är det väldigt viktigt för det är egentligen det riktiga betyget på om vi som leverantör skapat nytta hos kunden. Den process som vi rekommenderar är i korta drag;

  1. Gör en nulägesanalys; var befinner vi oss i nuläget utifrån ett antal viktiga KPI:er
  2. Definiera det önskade läget när projektet är avslutat; använd samma KPI:er för att mäta förbättringen
  3. Mät längs vägen; var är vi nu och är vi i linje med planen?
  4. Sätt eventuellt in korrigerande åtgärder om avvikelser upptäcks
  5. Mät när projektet/systemet är satt i drift; har vi uppnått våra mål?
  6. Diskutera hur en vidareförädling av projektet/systemet ytterligare kan förbättra effekten framöver.

Vi är övertygade om att detta angreppssätt skapar större nytta i kundorganisationen och tydliggör dels varför man ska genomföra själva projektet, dels vilka faktiska förbättringar som uppnås.  

5. Led projektet på båda sidor – både tekniskt och mänskligt

Att ett större projekt kräver en projektledare är något alla är överens om. Dennes uppgift är att säkerställa att projektet kommer i mål enligt den plan som lagts upp avseende tid och kostnad. Men vem säkerställer att den mottagande organisationen förändrar sitt beteende i överensstämmelse med det man vill uppnå med det nya systemet? Ofta ingen. För en riktigt lyckad systemimplementation så krävs det absolut en förändringsledning på insidan hos kunden. Jobbet kan givetvis vara mer eller mindre omfattande, men det är här du skapar det värde som gör investeringen lönsam. Ibland har kunden en egen projektledare, vilket är bra för att koordinera det ganska omfattande arbete som kunden själv måste göra för att kunna ta emot den nya lösningen men den rollen är mer riktad mot en form av arbetsledning istället för förändringsledning. Det fina är att rätt uppsatt så kan mätningarna som ändå bör göras enligt ovan också kan användas för att mäta hur väl organisationen anpassat sig till den nya systemmiljön. Så slå två flugor i en smäll och led förändringen så att det verkligen blir en förbättring!

Vill du veta mer om att skapa rätt förutsättningar för ett lyckat projekt eller har andra frågor kring affärssystem så är du välkommen att höra av dig till oss i Orango – Vi levererar affärssystem med kärlek!

Intressant ämne?

Kontakta mig om du vill prata mer om det eller om du vill veta mer om Orango!

Ronny Roos Kopia
Ronny Roos
Telefonnummer: 0702-99 53 35
E-postadress: ronny.roos@orango.se