Panduro Hobby möter framtiden med Bisons retail-lösning

År 2015 bestämde sig Panduro för att byta ut sitt kassasystem och samtidigt beslutade man att utveckla en helt ny retail-lösning i sitt befintliga affärssystem Bison. Lite mer än ett år senare var lösningen utrullad och driftsatt hos Panduros drygt 80 butiker i Sverige, Norge, Danmark och Tyskland. Dessutom har Panduros centrala organisation fått förbättrade verktyg för styrning, spårbarhet, bokföring och uppföljning. Det har varit ett stort projekt med stora utmaningar där Panduro, EG, och Orango tillsammans sett till att klara tidsplanen och nå målen. 

I det här inlägget har jag för avsikt att förklara projektet och den lösning som utvecklades.

Panduro Hobby

Mål och krav

Panduro hade flera målsättningar med projektet: ett nytt kassasystem skulle bland annat skapa möjlighet till merförsäljning, och man ville även optimera varuflödena ut till butik och få kontroll på butiksaldona.

Panduros IT-manager, Peo Forsberg, menar att den största utmaningen var att göra flödena så enkla och okomplicerade som möjligt. Det fanns även många krav och önskemål från olika delar i organisationen som man hade att ta hänsyn till, till exempel:

  • Butikschefer och Area managers hade fokus på försäljningen och ville ha snabb access till information ute i butiken och i kassan. Man efterfrågade även förbättrad möjlighet till uppföljning och rapportering av olika mål i realtid. 
  • Centralt ville ekonomiavdelningen få total översiktlig kontroll på lagervärden, varor på väg, inventering och butiksaldon. Samtidigt ville man även ha möjlighet att bryta sig ned på detaljnivå för enskilda transaktioner som till exempel ett försäljningskvitto eller en inventering på artikelnivå.
  • IT-avdelningen sökte en driftsäker lösning där integrationen mellan affärssystemet och kassasystemet skulle vara både flexibel och framtidsäker. Samtidigt var man noga med att integrera ’så lite som möjligt’ dvs integrera endast informationen om den absolut behövdes. 
  • Centrallagret ville optimera lagerflödena från beställning i butik, plock, utleverans från centrallager och slutligen inleverans i butiken. Dessutom ville man förbättra returhanteringen från butikerna. 
  • Ledningen hos Panduro ville kunna få fram all väsentlig information kring butikernas nyckeltal och utfall vid ett givet tillfälle när som helst på dygnet, till exempel försäljning, besöksstatistik, jämförbara butiker, budget, och gärna hur vädret var en viss dag förra året jämfört med samma dag i år för att kunna analysera avvikelser. All denna information ville man ha på en enda plats i systemet. 

Lösning

För att lyckas med detta projekt krävdes bred förståelse för Panduros verksamhet, en bra kännedom om processer och flöden i systemen samt ett nära samarbete mellan kassasystemsleverantören EG och oss på Orango som leverantör av Bison. Utöver detta behövdes både mod och ödmjukhet för att kunna prioritera eller omformulera de krav och önskemål som ibland till och med kunde stå i motsats till varandra. I slutändan krävdes det också ett system som var tillräckligt flexibelt för att kunna uppfylla de komplexa kraven och samtidigt tillräckligt kraftfullt för att kunna hantera miljontals transaktioner utan svarstider.

En nyckelfråga i projektet var ägandet av saldot och där fanns två tydliga alternativ, det ena är att butikssaldo ägs av kassasystemet, det andra är att butikssaldo ägs av affärssystemet. Panduro valde det senare och det innebar i sin tur en hel del för Bisons roll i projektet. En stor del av lösningen implementerades därmed i Bison och det gjorde att Orango kunde påverka lösningen på följande sätt:

Stabilitet

Affärskritiska integrationer mellan kassasystemet och affärssystemet kunde begränsas eftersom flera funktioner lades i affärssystemet. Bison äger sen tidigare all grunddata och nu även butikssaldo, samtidigt som man hanterar samtliga lagertransaktioner för sina butiker.

Spårbarhet och översikt

All information om artiklar (butiktransaktioner, värde, egenskaper) finns i ett system. Det gör att Panduro centralt och ute i butikerna får all möjlighet till fullständig uppföljning, avstämning, rapportering, statistik, BI etc. på en plats, närsomhelst. När man även bestämde att försäljningskvitton löpande läses in i Bison så har Panduro möjlighet till fullständig spårbarhet genom hela sitt varuflöde.

Butiksrapporter
Exempel på butiksrapporter i Bison

Central kontroll

Den automatiska butikspåfyllnaden i Bison innebar en förbättrad kontroll över varuflödet eftersom Bison nu äger butikssaldot och hanterar butiklagertransaktionerna. Det gör att man sparar tid både i butik och på centrallagret. Med hjälp av beställningspunkter och annan träffsäker information vidareutvecklas den automatiska påfyllnaden i skrivande stund där till exempel även säsongsartiklar ska hanteras med så liten manuell hantering som möjligt. I förlängningen ges också fler möjligheter för hela Supply Chain hos Panduro (håll utkik efter en egen blogg om detta avsnitt). Även returhanteringen kunde effektiviseras eftersom både butikstransaktioner och centrallagertransaktioner finns i samma system.

Butikspafyllnad Bison
Butikspåfyllnad i Bison

Tillgänglighet

Nya butiksapplikationer, mobila applikationer, statistik, rapportering, nyckeltal och annan uppföljning vidareutvecklades i Bisons intuitiva och moderna webbgränssnitt. Det gjorde också att hela verksamheten kan använda samma applikationer för att utvärdera samma information och man slipper till exempel ta ut rapporter från olika system och skicka runt Excel-filer.

Mobila applikationer

Orango utvecklade ett flertal nya mobila scanningsapplikationer med validering och information för att effektivisera arbetet ute i butikerna med till exempel inventering, inleverans, lagerkorrigering och lagerförflyttning mellan butiker. Givetvis kan de användas både online och offline.

Opticon Meny Frilagd
Handscanner för butiker i Bison

Ekonomi

Konteringsstyrning, värdering av varor på väg och automatisk fakturering mellan länder utvecklades och konfigurerades för att möta den ökande transaktionstrafiken.

Enkelhet

En tydlig gräns för processerna. Kassasystemet hanterar försäljning, Bison hanterar butikssaldo, lager, statistik och ekonomi.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis tycker både vi och Panduro att projektet varit lyckat och att målen uppnåtts. Orango har återigen visat styrkan med affärssystemet Bison och dess utomordentliga anpassningsförmåga att hantera komplexa flöden, funktioner, integrationer och transaktionsintensiva processer för att kunna möta kundspecifika önskemål och krav. Vi är glada över att Panduro valde att utöka samarbetet med oss och att vi nu även fått lära känna retail-delen av verksamheten samt människorna bakom som dagligen driver butikerna framåt.

IT-manager Peo Forsberg pekar avslutningsvis på att ett nära samarbete mellan Panduro och konsulterna var viktigt, både under projektet och för att kunna förädla lösningen i framtiden. 

Vill du veta mer om lösningen?

Fyll i formuläret så tar vi kontakt med dig och berättar mer!

Kontaktperson

Fredrik Roos
Fredrik Roos
Telefonnummer: 076-001 98 76

Genom att skicka formuläret samtycker du till vår Privacy Policy.

Lösningar med Bison