Nya tider och gamla affärssystem, så påverkas ditt handelsföretag

De flesta företag har idag någon typ av affärssystem. En stor utmaning för många är dock att förutsättningar för varför man en gång i tiden valde en specifik lösning, inte alls ser likadana ut idag. Vad blir då konsekvenserna och vilka brister bör du se upp med i ditt ”gamla” verksamhetsstöd?

Nya Tider Och Gamla Affärssystem Så Påverkas Ditt Handelsföretag Idag

Vissa företag ser löpande uppgraderingar i sitt affärssystem som en strategisk del i sin verksamhetsutveckling för att undvika större omtag och spara resurser genom lättare, mer kostnadseffektiva förändringar. För de flesta är det dock fortfarande vanligast att av olika anledningar välja att inte utveckla och modernisera affärssystemet löpande. Istället kompenserar man med manuella rutiner och handpåläggning utanför systemet, för att täcka upp för de moment som det gamla affärssystemet inte har stöd för. Men när ”good enough” når en gräns finns risk att ett affärssystem som inte har hängt med i utvecklingen påverkar kvaliteten och därmed även företagets lönsamhet. 

3 vanliga utmaningar med ditt gamla affärssystem

1. GDPR och andra regelverk ställer nya krav på ditt affärssystem

Det finns flera externa faktorer som du måste förhålla dig till i din verksamhet. Det gäller inte minst nya lagar och regelverk, såväl övergripande nationella som EU-gemensamma och branschspecifika regleringar, som påverkar ditt arbete.  

GDPR är en av de mest genomgripande regelförändringarna på senare tid. En god efterlevnad och hanterbar administration av alla regelverk ställer krav både på företagets systemstöd och de interna processerna. Krav som det var omöjligt att ta höjd för när du en gång i tiden valde och implementerade ditt affärssystem. I äldre affärssystem krävs som regel större anpassningar i både tid och resurser för att säkerställa regelefterlevnad i såväl affärssystem som tillhörande kringsystem. Ofta innebär det också kompletterande manuell hantering och specialrapporter som påverkar företagets effektivitet. 

2. Förändrade interna processer stöds inte fullt ut i ditt affärssystem

När dina kunders behov och beteenden ändras påverkar det i hög grad din verksamhet. Detsamma gäller när ditt företag växer. I en värld som snurrar allt snabbare, inte minst inom handel, är förändring en viktig framgångsfaktor. Att utveckla företagets processer för att kunna jobba smartare och mer effektivt är en drivkraft för många företagsledningar. Det är samtidigt en av de största och svåraste utmaningarna en organisation har att hantera. För ett handelsföretag kan det till exempel handla om nya logistikutmaningar, att ordermottagningen behöver effektiviseras för att kunna öka försäljningen eller en växande efterfrågan på nya distributionskanaler. 

En generell trend är behovet av mer tillgängliga, sammanhängande informationsflöden för att kunna utnyttja potentialen i de nya möjligheter som ges. Ju snabbare och enklare du kan få en korrekt och samlad bild för dina affärsbeslut, desto bättre förutsättningar har du att lyckas i dina affärer. I äldre affärssystem saknas som regel samordnad information som stöder hela verksamhetsprocessen. Det gör arbetet ineffektivt och riskerar att bromsa utvecklingen för många handelsföretag. 

3. Begränsad funktionalitet i ditt gamla affärssystem

I takt med att den tekniska utvecklingen går framåt, kommer också dina kunder upptäcka att det finns både enklare och snabbare sätt att göra affärer på. Kan inte ditt företag möta dessa nya behov finns risk att dina kunder vänder sig till en konkurrent. Ändrade köpbeteenden, som att kunderna exempelvis vill administrera sin orderläggning via EDI eller kunna handla delar av ditt sortiment även på nätet, ställer också nya krav på ditt affärssystem. För många kunder kan detta vara avgörande för vilken leverantör de i slutänden väljer.

Ju mer komplex lager- och logistikstruktur, med exempelvis olika lager- och plockställen, automatplock, handscanners och distributionskanaler, desto större krav ställs på ditt affärssystem och integrationer till olika tredjepartslösningar. Kompatibilitetsutmaningar och versionshantering är en vanlig problematik i gamla affärssystem som är beroende av kopplingar till andra system. I vissa fall kan det leda till att du enbart kan utnyttja begränsad funktionalitet i din tredjepartslösning och behöver skapa ytterligare sidoprocesser för att få ut det stöd du behöver för din verksamhet. 

Står du inför beslutet att implementera ett nytt affärssystem men vet inte riktigt vilken väg du ska gå?

Vi på Orango har hjälpt företag integrera affärssystem i verksamheten i över 20 år. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa just ditt företag att framtidssäkra ert affärssystem är du varmt välkommen att höra av dig!

Medarbetare Mikael Mansson
Mikael Månsson
Telefonnummer: 0709-32 50 77

Lösningar med Handel