En masterdatastrategi för ditt tillverkningsföretag i fyra steg

Masterdata är benämningen på all den affärskritiska information som är kärnan i företagets verksamhet. Det handlar om kunder, leverantörer, anställda och produkter. När kundförväntningarna, konkurrensen och förändringstakten ökar blir det allt viktigare att ha koll på sin masterdata. Korrekt och uppdaterad affärsdata är ett måste för att kunna fatta rätt beslut och utveckla affären, anpassa erbjudandet efter nya kundbehov, korta tiden från kundbehov till leverans, minska lagerbindningen eller förbättra lönsamheten.

Masterdatastrategi Schack

Trots att masterdatan är en så viktig tillgång, inte minst för tillverkande företag, saknar många en uttalad masterdatastrategi. Många gånger för att insikten om värdet av en tydlig masterdatastrategi saknas i organisationen. Utmaningen med den styvmoderligt hanterade masterdatan blir ofta tydlig när företaget ska byta ERP-system. Ett nytt ERP innebär också en möjlighet att ta masterdatan till en ny nivå men för att datan ska bli en levande tillgång i företaget räcker det inte att byta ERP-system och skapa en bra datastruktur. Det krävs också en strategi för hur informationen ska underhållas i vardagen.

Steg 1 – Sätt scopet för masterdatastrategin

Första steget mot en fokuserad masterdatahantering är att sätta ramverket för arbetet. Vad är syftet med masterdatastrategin och vad den ska omfatta?

Det är viktigt att organisationen och ledningen har en gemensam bild av hur avgörande professionell masterdatahantering är för företagets fortsatta framgång. En avsiktsförklaring för strategiarbetet beskriver just hur viktig masterdatan är för affären. Företag som fokuserar på att hålla sin masterdata uppdaterad sparar både tid och pengar när informationen som behövs i verksamheten är aktuell, tillförlitlig och i synk i hela företaget. I det större perspektivet lägger professionell masterdatahantering grunden för fortsatt konkurrenskraft när verksamheten kan bedrivas på ett professionellt sätt.

Bestäm också hur masterdatan ska mätas och hur arbetet med att kvalitetssäkra datan ska följas upp löpande. Avgör vilka nyckeltal som kan visa på hur masterdatan mår. Hur komplett är företagets kunddatabas? Hur korrekt är artikeldatabasen? Hur i synk är priserna mellan olika system och kanaler?

På längre sikt kanske en nollvision för masterdatan kan vara aktuell. Inga fakturor eller leveranser går fel på grund av felaktiga adressuppgifter. Alla kunder är registrerade med rätt kontaktuppgifter. Inga differenser i priser mellan olika stödsystem. Ju mer det går att koppla värdet av korrekt data till företagets affärsmål desto bättre.

Steg 2 – Avgör vilken data som är masterdata

Nästa steg är att skapa en samlad bild av vilken masterdata som behövs i företaget och i vilket format. Att säkerställa att rätt information finns tillgänglig för den som behöver är en hörnsten i masterdatastrategin.

De flesta tillverkningsföretag har idag ett uttalat fokus på att optimera sina processer. Genom smidigare flöden för orderläggning, betalning, produktion, leverans och kundsupport är målet att både effektivisera det egna arbetet och maximera kundupplevelsen. För att arbetet ska kunna utföras effektivt i alla steg i kedjan måste rätt information finns tillgänglig.

Det är också viktigt att definiera vilken data som behövs för att kunna följa upp affären, på ett bra sätt. Mätning och uppföljning förutsätter att datan finnas tillgänglig i de dimensioner och på den nivå som krävs. Medan företagets ledning vill ha tillgång till en snabb schematisk vy behöver den som ska följa upp produktionsplanering betydligt mer detaljerad information.

Den handlar också om att kunna få fram rätt data till grund smarta affärsbeslut som utvecklar företaget framåt. Oavsett om det målet är att bredda sortimentet, adressera nya kundsegment eller justera priserna för bättre lönsamhet krävs bra underlag i form av affärsinsikter. Vilka insikter som går att få fram beror på hur masterdatan är strukturerad.

Steg 3 – Definiera vilka verktyg som ska användas

Mycket av masterdatan finns samlad i företagets ERP men affärssystemet är långt ifrån ensamt om att hantera affärsinformation. Prognosverktyg, produktionsplaneringsstöd, e-handelsplattformar, PIM-system och logistiklösningar behöver alla ha tillgång till masterdata för att fungera. Traditionellt har det varit relativt kostsamt att integrera olika system för att få dem att dela data varit, något som lett till att masterdata funnits i olika system som avgränsade öar. Med hjälp av moderna APIer och ”connectorer” som underlättar integrationen har arbetet blivit både enklare och mer kostnadseffektivt.

Viktig information finns inte bara i interna datakällor. Adress- och kreditinformation kan till exempel vara bättre att hämta direkt från externa källor där och då den behövs. Även detta är styrs genom masterdatastrategin.

Steg 4 – Sätt rutiner för den löpande masterdatahanteringen

Sist men inte mindre viktigt är att enas om rutiner för masterdatahanteringen. Detta gäller både för nyimplementationen, den tvättning och rensning av befintlig data som kan behövas inledningsvis, och för de dagliga processerna. Vem har huvudansvaret för att masterdatan är uppdaterad och möter upp mot de KPIer som satts upp? Vem ansvarar för att information om nya artiklar läggs upp, i god tid innan de levereras in till lagret? Och vem säkerställer att rätt information om dessa artiklar, i form av vikt och volym, finns tillgänglig för den som ska boka transporter av leveranserna?

Först med tydligt utpekade ansvar kan masterdatan gå från att vara en styvmoderligt hanterad källa till frustrationer till att bli en verklig affärsstrategisk resurs.

Jag pratar gärna mer om masterdata!

Orango har över flera decennier hjälpt tillverkande företag att utveckla sina processer och rutiner för masterdatahantering, kopplat till affärssystem. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag ta fram och implementera en masterdatastrategi är du varmt välkommen att höra av dig till mig!

Johan Falk
Johan Falk
Telefonnummer: 0760-01 98 75
E-postadress: johan.falk@orango.se