Framgångsrikt arbete med processbeskrivningar

Att mäta är att veta – det är ofta i sådana tankar strukturerade förbättringsarbeten börjar.

Arbetsrutiner behöver kartläggas och brister synliggöras för att det ska vara möjligt att förbättra dem. En övergripande förståelse för företagets arbetsrutiner ger goda förutsättningar för att samordna förbättringsarbetet. Ett företag som valt att strukturera sitt förbättringsarbete på detta sätt är BLS Industries AB. Orango har på deras uppdrag kartlagt och analyserat koncernens säljprocess med syfte att systematisera säljarbetet. Detta ger dem goda möjligheter att etablera gemensamma arbetsrutiner samt arbeta med att kontinuerligt förbättra sina processer.

Processkartalggning

Uppdraget

BLS Industries AB är en av Skandinaviens ledande aktörer inom tillverkning av sanitetsprodukter för badrum och kök. Inom flera olika produktområden sysselsätts i dag runt 280 medarbetare och koncernen omsätter drygt en halv miljard.

Orangos samarbete med BLS inleddes 2014 och sedan dess har vi bland annat installeratOrango AX Diver och uppgraderat deras affärssystem till AX 2012 R3. Orango fick hösten 2015 uppdraget att beskriva säljprocessen inom BLS-koncernen, grafiskt såväl som i löpande text. Dessutom innefattade beställningen att skapa användarmanualer, ta fram förbättringsförslag samt föreslå lämpliga KPI:er.

Processkartor

ProcesskartaDen grafiska beskrivningen av säljprocessen resulterade i en huvudprocess med tillhörande delprocesser.

Processkartornas olika simbanor (de horisontella nivåerna) representerar olika medarbetarroller och varje figur i kartan är en aktivitet. Figurerna är dessutom färgkodade för att synliggöra hur aktiviteten utförs, exempelvis manuellt eller automatiskt.

En bra processkarta ger mervärde till flera olika roller inom organisationen. Den riktar sig till företagsledning och arbetsledare men även till roller som endast utför någon enstaka aktivitet i processen. Det ger goda förutsättningar för att se den egna aktiviteten i det stora perspektivet, vilket främjar samarbete. Processkartorna kan på så sätt användas för att kommunicera på ett tydligt sätt; ifrågasätta gamla rutiner samt motivera förändringar i aktiviteter.

Användarmanualer

Användarmanualerna vi tog fram består av instruktionsfilmer som visar var i AX de olika aktiviteterna görs samt hur. Dessa kompletteras med en kortare textbeskrivning i punktform.

Detta format gör att användaren inte behöver titta på filmen varje gång en aktivitet ska genomföras. Punktlistan används som stöd och filmerna ger en mer utförlig instruktion. Användaren får en mer visuell beskrivning som är lätt att förstå. Dessutom ger textboxar instruktioner vid enskilda moment för att ge användaren extra hjälp eller uppmärksamma på hur ett fält ska fyllas i.

Manualfilmer kommer verkligen till sin rätta vid aktiviteter som inte utförs dagligen, men även vid nyanställningar eller vid införande av nya rutiner.

Kartlägg först, ERP-projekt sen

Genom att kartlägga och beskriva arbetsrutiner i processkartor får företaget en möjlighet att etablera gemensamma arbetsrutiner samt ge medarbetarna vägledning och stöd i deras arbete. Vid förändringsarbete kan processkartor dessutom användas för att verifiera förändringar samt fungera som verktyg för diskussioner och utbildning. Därför görs arbetet med att grafiskt beskriva processerna med fördel innan ett företag påbörjar ett ERP-projekt.

– Det enda negativa med detta projekt är att vi skulle gjort det redan för två år sedan, sa Per-Göran Svensson, CFO på BLS Industries.

Lösningar med Microsoft Dynamics AX