Fem negativa effekter av att stanna i ett föråldrat affärssystem

Affärssystem har funnits i stor spridning i över tjugo år. Grundstommen i vad systemen hanterar finns kvar, men de har genom åren vidareutvecklats till att idag inkludera en stor del av de verksamhetsstödjande processer ett handelsföretag kan tänkas behöva.

Funderar Pa Att Byta Affarssystem

Det finns i dag få företag som inte har ett affärssystem. Däremot finns det många företag som har ett system som börjar komma till åren. Av olika anledningar har man saknat möjlighet eller valt att inte lyfta och modernisera systemet. Det kan ibland handla om att man äger ett system där utvecklingen lagts ner, men oftast beror det på att uppgraderingar prioriterats bort. Det kan vara svårt att se nyttan av att lägga både tid och pengar på att ta affärssystemet vidare. Man väljer istället att acceptera systemet, och dess begränsningar, som de är.

I det här blogginlägget belyser jag fem negativa effekter av att stanna kvar i ett föråldrat systemstöd och hur det kan hindra ett företag från att fortsätta utvecklas.

1. Systemet kan inte längre hjälpa dig att utveckla företaget

Affärssystem är i huvudsak avsedda att minska administration. Historiskt har detta uppnåtts genom minskat pappersarbete men i dag uppnås det framförallt genom olika former av automatiseringar. Det kan vara en automatiserad fakturahantering med scanning och tolkning, automatiserad orderhantering via EDI (Electronic Data Interchange) eller integreringar mot en webbshop. Ett bättre processtöd blir också mer vanligt i form av arbetsflöden (workflows) där en aktivitet, t.ex. uppläggningen av en ny kund, skapar ett flöde av händelser. Till exempel en automatisk notifikation till en ekonomiassistent att göra en kreditkontroll. Kreditkontrollen i sin tur kan också vara automatiserad och ske via ett enkelt klick inifrån affärssystemet.

Ovan är exempel på processer som ett modernt affärssystem stödjer enligt standard eller via standardiserade tilläggsprodukter. I ett gammalt system hade detta med största sannolikhet krävt stora och dyra anpassningar.

2. Du blir ineffektiv och får mer att göra

Jag sätter just nu upp affärssystemet Dynamics NAV hos en kund som arbetar väldigt mycket med partispårning. I systemet de migrerar från lägger de förvisso in partispårningsinformation, men det saknas ett genomgripande stöd för att arbeta med detta. Man kan lägga in partispårningsinformationen, men det sker ingen kontroll vid lagertransaktionerna om rätt partinummer faktiskt plockas, eller om ett partinummer har angivits överhuvudtaget. Som ni förstår leder detta till stora bekymmer med kundens lagersaldon.

Genom att gå över till ett modernt system får kunden nu ett fullt utbyggt stöd för partispårningshantering. Samtidigt kommer systemet berätta för dem vilket parti det ska plockas från (enligt FEFO, First Expired First Out). Detta kommer minska felaktiga lagertransaktioner och ge kunden mycket bättre kontroll över sitt lager.

Det här är bara ett exempel där ett modernt system kan minska antalet fel och därigenom också mängden onödigt arbete.

3. Din uppföljning blir begränsad

Affärssystemen har i dag blivit mycket bättre på att tillhandahålla överskådlig och uppdaterad uppföljning samtidigt som det också finns en stor marknad för specialiserade BI-verktyg. Ett modernt system innebär många gånger billigare och bättre integrationer till sådana BI-verktyg och generellt bättre möjligheter att analysera data. Med de snabba svängar som sker på marknaden i dag är det essentiellt för handelsföretag att hela tiden vara uppdaterade på sitt affärsläge.

4. Du blir inlåst

De flesta affärssystem, särskilt äldre sådana, är plattformsberoende. Det innebär att de endast fungerar med en viss databas och på ett visst operativsystem. Det finns alltså en stor risk att ett föråldrat affärssystem ger en inlåsningseffekt. Affärssystemet går helt enkelt inte att köra på senare versioner av operativsystem eller databaser. Det leder till en IT-miljö som är starkt begränsad och i vissa fall direkt farlig. Vad händer om servern kraschar? Vill vi ha en IT-miljö där det inte längre släpps säkerhetsuppdateringar till operativsystemet? Avsaknaden av en IT-miljö som utvecklas i takt med omgivningen kan snabbt få hämmande effekter.

5. Konkurrenterna kan jobba överallt, du måste vara på kontoret

Ett nytt modeord i affärssystemsbranschen är tillgänglighet. Det beteende vi vänjer oss vid privat förväntas stödjas även när vi arbetar. Vi är vana vid att ha tillgång till e-post, nyheter, sociala flöden och information när helst vi önskar via såväl telefon och dator som surfplatta. Ett modernt affärssystem tillhandahåller en standardiserad plattform där detta är möjligt. Både via en klient på datorn, ett webbgränssnitt med stöd för surfplattor och som mobilapplikation.

Sammanfattning

Utvecklingen av affärssystem, och det processtöd systemet kan ge till ett företag, fortsätter i en rasande takt. Ett föråldrat affärssystem följer inte med i den här utvecklingen och för de handelsföretag som sitter kvar för länge i ett gammalt system kommer uppförsbacken bara att bli brantare. Vill du veta vad Orango kan göra för dig och dina affärsprocesser? Tveka inte att höra av dig till oss.

Ligger ni i riskzonen?

Kontakta mig så kan vi prata om hur ni kan modernisera ert affärssystem på ett tids- och kostnadseffektivt vis.

Medarbetare Mikael Mansson
Mikael Månsson
Telefonnummer: 0709-32 50 77

Lösningar med Microsoft Dynamics NAV