Ekonomichef med förlegat kontra modernt systemstöd – två helt olika jobb

Rapportering Affarssystem

Att vara ekonomichef i dag jämfört med för några år sedan är två vitt skilda saker – förutsatt att företaget man arbetar för hängt med i utvecklingen kring affärssystem förstås. 

Jag har själv varit ekonomichef tidigare och då jobbade jag i system från 00-talet. I dag har jag nöjet att för Orangos räkning vägleda företag in i affärsplattformen Dynamics 365. D365, med appen Finance and Operations i centrum, utgör ett hypermodernt systemstöd för företag i allmänhet och ekonomichefer i synnerhet. I detta inlägget tänkte jag bjuda på tre exempel som tydligt illustrerar skillnaderna på att jobba i ett äldre system och i ett som är modernt.

1. Ta fram rapporter inför ledningsmöten

Med ett äldre system: Lägger två dagar på att sätta samman siffrorna i rapporten till ledningsgruppsmötet. Hinner i bästa fall klart. Hinner i princip inte analysera resultatet.

Med ett modernt system: Siffrorna får jag från en automatiserad rapport. De två dagarna som jag sparade läggs på att analysera avvikelser och ta fram åtgärdsförslag som ledningsgruppen kan besluta om.

Rapporter och rapportfunktioner är något som utvecklats oerhört i affärssystemsvärlden de senaste åren. Microsofts egna analysverktyg Power BI är sömlöst integrerat med ERP-delarna i Dynamics 365 och dess användarvänlighet gör att man med mindre utbildningsinsatser kan bygga och justera sina rapporter själv efterhand.

Schemalägg rapporter så att du med jämna intervall får information om vilka produkter ni inte tjänar pengar på, vilka affärsområden som halkar efter mot budgeten eller en sammanställning på era viktigaste KPI:er. Möjligheterna är nästa gränslösa. Tiden du sparar på att slippa ta fram underlaget kan du lägga på att jobba med avvikelserna och utveckla era affärer.

2. Affärssystemets tillgänglighet

Med ett äldre system: I princip möjligt att vara fysiskt frånvarande från jobbet under månadens två första veckor.

Med ett modernt system: Allt mer sker automatiserat och det som fortfarande kräver handpåläggning kan skötas från varifrån som helst, närifrån som helst.

I vårt privatliv är vi vana vid att kunna sköta det mesta mobilt nuförtiden. Ett bra exempel är bankärenden där vi förr var tvungna att vänta på att få pappersfakturan och ta med den till banken för att kunna göra betalningen. Nu får vi fakturan digitalt och kan lösa betalningen med mobilen från soffan – eller till och med via autogiro. Ditt jobb som ekonomichef kan vara nästan lika smidigt. Tänk att kunna ha fyra veckors sammanhängande sommarsemester utan att behöva sätta foten på kontoret! 

3. Effektiv upplärning av medarbetare

Med ett äldre system: En nyckelperson på ekonomiavdelningen säger upp sig. Det var bara hen som kunde rutinerna för leverantörsreskontran. Manualerna i pärmarna i förrådet är inte alls uppdaterade. Nu väntar tre månaders kaos innan en ny person är upplärd.

Med ett modernt system: En nyckelperson på ekonomiavdelningen säger upp sig. Alla hens kritiska arbetsuppgifter finns inspelade direkt i systemet och utgör basen för utbildning av hens efterträdare.

Med Task Recorder i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan man enkelt ”spela in ett flöde” i affärssystemet. Nästa gång en kollega ska göra samma sak lotsas denne pedagogiskt med hjälp av smarta pilar och instruktioner. Det genereras också automatiskt manualer kring hur processen går till.

Flera hundra av de vanligaste flödena finns redan inspelade som standard i systemet och det är oerhört enkelt att lägga till egna för era företagsunika processer (klicka för en bra Youtube-video som beskriver funktionen).

Det enda tunga jobbet som återstår blir att åka till tippen med alla instruktionspärmar som samlar damm och tar upp onödig yta på kontoret.

Sammanfattning

Med ett modernt systemstöd kan du som ekonomichef lägga din värdefulla tid på att utveckla företaget och låta systemet ta hand om de mer monotona arbetsuppgifterna. Du sparar tid, företaget utvecklas och till på köpet blir det jobb så mycket roligare!

Kontakta mig om du vill veta hur du kan modernisera ditt arbete som ekonomichef.

Tatjana Jornell
Tatjana Jörnell
Telefonnummer: 0760-01 98 99