Så aktiverar man styrgruppen i ett ERP-projekt

Att styrgruppen för ett ERP-projekt, eller egentligen vilket projekt som helst, har en helt väsentlig roll är ju uppenbar. Men vad skall styrgruppen egentligen göra och hur kan man säkerställa att styrgruppen är aktiv i projektet?

Dajana Group Downsized

Styrgruppen äger projektet och bestämmer när det skall starta, pausas och avslutas. Därför är det styrgruppen som fattar alla beslut som påverkar projektets omfattning och avgränsningar. Det är också styrgruppen som ytterst skall godkänna resultatet av projektet. Som projektledare rapporterar man till styrgruppen och det är därför helt väsentligt att man ser styrgruppen som en tillgång och inte något som gör livet svårt för en.

Det är ju inte alla organisationer eller styrgruppsrepresentanter som har erfarenhet av ERP-projekt eller styrgruppsarbete och då måste man som leverantör och projektledare ta täten, forma arbetet och skriva agendan.

Här följer fyra punkter som jag brukar ha med på min agenda:

1. Fånga den allmänna känslan

Alla projektdeltagare är människor, även styrgruppen. Ett ERP-projekt omfattar visserligen leverans av programkod men det handlar egentligen allra mest om förändring av mänskligt beteende. Jag har därför funnit det värdefullt att låta alla medlemmar i styrgruppen få berätta lite om hur man känner det i magen just nu. Inte sällan får man reda på saker som är högst väsentliga för projektets framåtskridande men som inte kunnat besvarats med ett torrt ja eller nej.

2. Red ut eventuella utestående fakturafrågor

En viktig del i projekt är såklart ekonomin. För att motverka att det byggs upp ohanterbara surdegar är styrgruppen forumet där fakturafrågor skall redas ut direkt.

3. Analysera projektets risker

Det finns alltid risk att projektet inte följer den uppgjorda planen. Nya saker dyker upp, projektmedlemmar blir sjuka, slutar eller hinner inte med och aktiviteter tar längre tid än planerat. Att på varje styrgruppsmöte diskutera vilka hot som finns mot projektet och vad man kan göra för att undvika dem eller minimera deras effekter är väldigt viktigt. 

4. Använd förbestämda Grindbeslut

Vi har fördefinierade punkter i projektet där styrgruppen måste ta besluta om projektet skall pausas, fortsätta eller stängas, så kallade Grindbeslut. Som projektledare är det då enkelt att måla upp var vi är på väg i projektet vilket faktiskt alltid är till nästa Grindbeslut. Det blir skönt som projektledare när man kommer fram till ett Grindbeslut att lämna över till styrgruppen och låta dem bestämma om vi kan gå vidare eller inte.

Våra Grindbeslut är följande:

  • Projektet startar
  • Samarbete, teknik och arbetet i projektet är OK
  • Kunden tar över systemet
  • Fastställ datum för driftstart
  • Go Live
  • Påbörja avslutandet av projektet
  • Stäng projektet

Är inte kriterierna för ett Grindbeslut uppfyllda kan man inte komma vidare. Detta ger tydliga konsekvenser för styrgruppen att hantera.

Sammanfattning

Detta är några exempel på saker man kan göra för att aktivera styrgruppen och därigenom lyfta över en del av ansvaret i projektet till någon annan än projektledaren. Något som är inte minst viktigt då arbetet som projektledare i ett ERP-projekt stundom kan vara både väldigt ansvarsfullt och extremt pressande.